En tant que gestionnaire d’un établissement hôtelier, la gestion des clés peut se révéler être un véritable casse-tête. Effectivement, si l’hôtel que vous dirigez est grand, le nombre de clés en circulation sera donc élevé. Et plus ce nombre est élevé, plus il est difficile de savoir réellement où l’on en est et comment gérer la situation. Aujourd’hui, il est pratiquement impossible de gérer les clés de votre établissement, que ce soit pour des chambres ou pour les voitures de vos clients sans utiliser un dispositif automatisé. Pour éviter de faire face à des problèmes de sécurité ou de disparition liés à la charge de gestion qui peut rapidement devenir encombrante, vous devez investir dans une solution de gestion autonome dans votre hôtel.
Utilisez les armoires à clés automatisées
L’armoire à clés automatisée constitue une solution modulaire proposant un système de gestion des clés pouvant s’adapter à vos besoins, tout en permettant une éventuelle extension. Disponible dans diverses tailles, l’avantage des armoires à clés automatisées est qu’elles permettent une contenance maximale ainsi qu’une adéquation du dispositif en fonction de l’espace qui est disponible. Selon les besoins de l’établissement, vous avez la possibilité de combiner des modèles de différentes tailles pour créer un système qui pourra accueillir plusieurs milliers de clés. L’armoire peut également être dotée d’un panneau de clés. Ainsi, en fonction du nombre et des dimensions des clés, vous pouvez opter pour des emplacements éloignés afin de pouvoir stocker de grands trousseaux.
Les armoires à clés permettent un contrôle total des trousseaux tout en proposant un accès rapide et facile des clés aux personnes qui ont l’autorisation d’y accéder. Grâce au design élégant et compact de cette unité, il est possible de l’intégrer dans le hall de votre hôtel sans difficulté. Les meilleures armoires sont souvent équipées d’un volet coulissant qui s’ouvre et se referme systématiquement lors de l’usage. Cela permet ainsi de garder les clés cachées et de placer l’armoire dans une zone où l’espace est restreint, comme un couloir par exemple. De fait, les clés et objets de valeur des clients sont à l’abri des regards et leur accès est bien régulé.
Pour accéder à ces armoires automatisées, plusieurs terminaux existent et proposent diverses fonctionnalités. Il est donc possible d’opter pour la mise en place d’un clavier ou d’un écran tactile en fonction de vos besoins. Il convient de noter que plusieurs armoires peuvent être contrôlées à partir d’un seul terminal. Cependant, plusieurs terminaux peuvent être utilisés simultanément dans le cas où plusieurs personnes devraient avoir accès aux clés au même moment.
Recourir aux clés de chambres intelligentes
De nos jours, l’avancée technologique est telle qu’une clé de chambre d’hôtel n’a plus besoin d’avoir une enveloppe matérielle. Elle peut faire partie d’une solution de dispositif de contrôle d’accès. Ce type de solution permet de répondre aux attentes des clients et de leur offrir une sécurité supplémentaire. Voici donc les différents types de clés intelligentes proposées sur le marché.
Les dispositifs de clés à carte
Depuis plusieurs années déjà, les serrures à carte magnétique se sont installées dans le secteur de l’hôtellerie. Et pour cause la carte magnétique améliore la sécurité des clients. Quiconque s’enregistre ou pénètre dans sa chambre est enregistrée. Ces systèmes représentent donc plus qu’un simple dispositif de contrôle d’accès.
Avec les systèmes de clés à carte, l’hôtelier est en mesure de contrôler les endroits où ses hôtes peuvent ou ne peuvent pas aller. Il peut également relier les clés magnétiques à d’autres dispositifs logiciels et matériels. En conséquence, les clés magnétiques peuvent désormais être connectées à des systèmes de points de vente, PMS, etc. Les données relatives aux chambres et aux clients sont donc rattachées à d’autres fonctionnalités telles que les dispositifs de gestion hôtelière.
Les cartes magnétiques proposent également une solution pour les procédures de départ et d’enregistrement. La remise des clés se fait donc plus facilement, notamment avec les clients qui ne désirent pas faire la queue à la réception pour déposer leurs clés. En outre, il est important de souligner le fait que les dispositifs de clés magnétiques permettent à l’hôtelier d’avoir un meilleur contrôle sur les employés de l’établissement. Le personnel peut donc se faire attribuer chaque jour divers droits d’accès qui peuvent être modifiés facilement.
Des clés sans contact avec le personnel
Nombreux sont les établissements qui ont encore sur les portes de leurs chambres des serrures à carte à insérer. Les portes sont donc équipées d’un système de fente dans lequel une carte magnétique doit être insérée pour qu’elles puissent s’ouvrir. Ces dispositifs fonctionnent bien. Toutefois, ils sont sensibles aux champs magnétiques, aux rayures et à l’usure. C’est pour cette raison que les systèmes de cartes magnétiques sans contact prennent de plus en plus de place dans l’industrie hôtelière.
Il suffit que le client place la carte devant un lecteur installé dans la serrure. Lorsque le signal de la carte correspond à celui de la serrure, la chambre s’ouvre systématiquement. Ce système d’ouverture de porte fonctionne grâce à la technologie RFID (identification par fréquence radio). Les serrures dotées de cette technologie peuvent être utilisées de façon indépendante ou reliées à un dispositif dans lequel le dirigeant de l’hôtel peut facilement ajouter ou retirer des clés.
Des clés disponibles via votre smartphone
Il existe également des solutions d’accès en ligne basées sur un serveur, dans lesquelles le smartphone est utilisé comme la clé de la chambre d’hôtel. Le principe est assez simple : avec leur smartphone, les clients obtiennent leurs clés mobiles cryptées. Grâce à une application, l’hôte peut ensuite ouvrir la porte de sa chambre.
Actuellement, les dispositifs d’accès mobiles marchent avec le téléphone portable via le code QR, la technologie Bluetooth et NFC. Le Bluetooth est la technologie la plus utilisée pour l’attribution de ces clés cryptées. Le client met simplement son téléphone devant la serrure de sa chambre et celle-ci se déverrouille pour le laisser entrer. Dans certains établissements hôteliers, les clients utilisent déjà cette solution pour l’enregistrement et la remise des clés. Une fois que l’hôte annonce son départ, la clé est déprogrammée à partir du terminal de distribution.
