Un projet événementiel se démarque par le caractère immuable de l’échéance. La date butoir représente en effet l’événement lui-même, soit la raison d’être du projet. Tout retard est donc exclu. De plus, le jour J ne peut pas être repoussé au risque d’augmenter les coûts et de perdre en crédibilité. Vous devez donc partir sur cette base pour organiser le projet. Autrement dit, il faudra procéder par rétroplanning.
Comment faire un projet événementiel ?
La gestion de projet événementiel est souvent compliquée lorsque le chef d’équipe n’est pas l’organisateur. Dans ce cas, vous disposez d’un pouvoir décisionnel limité sur différents aspects de la manifestation (date, lieu, infrastructures, etc.). Vous êtes par ailleurs tenu de respecter les exigences formulées dans le cahier des charges. En effet, votre rôle consiste surtout à respecter l’échéance et les spécifications.
Vous aurez plus de latitude, si vous êtes aussi l’organisateur. Vous pourrez cette fois-ci choisir la date en fonction de l’ampleur et de la complexité de l’événement. Cependant, les échéances seront tout aussi contraignantes, une fois fixées. Vous ne pourrez plus envisager de modifications, notamment en raison des réservations (lieux, matériels, billets…).
Avec des décisions prises en amont, il est particulièrement important d’effectuer une étude de faisabilité en gestion de projet. Vous devez avant tout vérifier la possibilité de réaliser tout le travail requis par l’événement durant le temps imparti. Dans la pratique, le chef de projet peut refuser une mission ou demander un report durant les premières phases de l’opération.
Cette analyse préalable est aussi utile, même si l’organisateur gère le projet. Pour ce faire, il faudra tenir compte :
- De la nature de l’événement (sportif, culturel, artistique, culinaire, etc.) ;
- Du public cible et des lieux choisis ;
- Des principales tâches à accomplir ;
- Des intervenants (professionnels et bénévoles) ;
- Du budget alloué.
Si le projet est considéré comme faisable, la suite consistera à détailler la gestion du temps et des ressources (humaines, matérielles, financières…).
Planification : outils et méthodes pour gérer son projet événementiel à la perfection
La gestion de projet événementiel consiste essentiellement à organiser les tâches et à coordonner les différents intervenants. Vous devez donc hiérarchiser et planifier les opérations pour optimiser les performances de vos collaborateurs. Le but est de respecter la date butoir et d’atteindre vos principaux objectifs. Selon l’événement, il peut également être nécessaire de planifier le déroulement de la journée elle-même.
Quoi qu’il en soit, vous pouvez vous servir des outils de la gestion de projet. Il existe même des applications dédiées aux projets événementiels sur PC, mobile et internet. De plus, les solutions Cloud sont très variées et flexibles. Le rétroplanning orientera par ailleurs le choix de la méthode adaptée. Vous partez en effet d’une date butoir fixe pour distribuer les tâches, établir les plannings, harmoniser les opérations, etc.
D’autre part, les représentations visuelles sont vos meilleures alliées pour maîtriser le projet. Ainsi, vous gérerez sur un seul outil la progression et les durées d’exécutions de chaque opération. Vous pouvez utiliser entre autres les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt, le modèle PERT… Il est aussi envisageable d’associer ces méthodes de gestion de projet pour obtenir une solution mixte adaptée à la situation.
Faire le bilan pour améliorer la gestion du prochain projet
La gestion de projet événementiel se fait généralement en mode hybride ou agile. Elle requiert effectivement de la préparation et des échanges permanents entre les parties prenantes. En fonction de votre structure organisationnelle, vous devrez vous réunir régulièrement avec tous les intervenants ou les responsables de groupe. Les besoins tendent par ailleurs à évoluer comme dans la gestion de projet informatique.
Dans ce contexte, les sprints de la méthode Scrum sont intéressants pour accélérer les processus et améliorer leur suivi. Ils impliquent des réunions tous les jours (stand-ups) et toutes les fins de cycle (rétrospectives). Les meetings quotidiens sont nécessaires pour fixer les objectifs journaliers et éventuellement modifier certaines consignes. Les rétrospectives, quant à elles, permettent de faire un bilan des 2 à 4 semaines du dernier sprint réalisé et de surveiller les KPI de la gestion de projet.
Ce mode de fonctionnement aide les intervenants et le chef d’équipe à évoluer progressivement au fil des cycles. Vous gagnez donc en efficacité tout au long de la réalisation du projet. Après le jour J, il est également important de prévoir un débriefing pour synthétiser les rétrospectives effectuées. Vous réussirez ainsi à vous améliorer sur le prochain projet.
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