Les outils de la gestion de projet à connaître

La gestion d’un projet représente généralement un grand défi pour un chef d’équipe ou un dirigeant d’entreprise. La situation risque de devenir encore plus compliquée, s’il faut gérer simultanément plusieurs projets et intervenants. Néanmoins, il existe actuellement des outils permettant de faciliter la gestion de projets. Vous réussirez ainsi à mieux vous organiser avec vos collaborateurs et partenaires.  

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet englobe les techniques et les outils visant à mener à bien une initiative donnée. Elle consiste notamment à définir et à atteindre des objectifs au cours de la concrétisation du projet. La démarche nécessite également d’organiser les actions et les participants dans le cadre de l’opération en cours. 

Dans ce contexte, l’outil de gestion de projet permet au manager d’harmoniser la réalisation des tâches et l’intervention des collaborateurs. Il offrée par ailleurs une vue d’ensemble sur les contours, l’avancement et les perspectives du projet. Le chef d’équipe pourra ainsi anticiper les contraintes pratiques et budgétaires pouvant affecter la productivité du groupe. 

Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Source NicoElNino / Shutterstock

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

Il est assez difficile pour une seule personne de contrôler les différentes étapes de la gestion de projet. Paradoxalement, la tâche est encore plus complexe avec plusieurs managers. Des logiciels ont justement été développés pour faciliter la mission du chef de projet. En général, ils automatisent la répartition des tâches, favorisent les collaborations et optimisent la gestion de temps. L’équipe pourra ainsi gagner en performance et en productivité. 

Au quotidien, l’outil de gestion de projet est surtout utile dans la distribution et la planification des tâches. Cette organisation représente d’ailleurs une véritable gageure pour les responsables de projet. Avec un logiciel dédié, vous pourrez néanmoins superviser efficacement les intervenants et les opérations à réaliser. 

Une répartition des tâches équilibrée

Sur un projet, il arrive parfois que certains collaborateurs se retrouvent surchargés de travail, tandis que d’autres semblent ménagés. Il peut s’agir d’un manque d’organisation ou de compétences en gestion de projet. En tout cas, un bon logiciel permet d’éviter ce déséquilibre et de mieux gérer les ressources humaines. Cet outil peut aider à établir un planning pour identifier les tâches réalisées, en cours ou à venir. 

Sur cette base, vous pourrez revoir votre manière de gérer l’équipe pour respecter les échéances. Vous réussirez par ailleurs à mieux équilibrer la répartition des tâches avec l’option de gestion de ressources humaines du logiciel. En effet, cette fonctionnalité permet d’évaluer rapidement la charge de travail des agents (lourde, légère, ingérable…). 

Améliorer la communication entre les équipes

Un projet réussi dépend en grande partie de la qualité de la communication entre les intervenants. D’ailleurs, la collaboration est la base du succès d’une opération ou d’une entreprise en général. Le logiciel de gestion de projet permettra concrètement de faciliter les échanges et les synergies entre les équipes. Vous pourrez aussi prévoir des alertes et des notifications pour mieux superviser vos collaborateurs. 

Grâce à ces fonctions, vous saurez en permanence les tâches en cours d’exécution et les personnes chargées de ces missions. Vous serez ainsi en mesure de procéder d’urgence à des réaffectations si nécessaire. De plus, vous pourrez éviter les soucis causés par la distance entre vos collaborateurs. De nombreux problèmes risquent effectivement de survenir en raison du manque de partage d’informations.

Respecter la planification des tâches prévue

Le planning est un élément crucial dans l’étude de faisabilité en gestion de projet. De ce fait, le chef d’équipe accorde une importance capitale au respect du calendrier fixé. Il organise d’ailleurs la répartition et l’exécution du travail en conséquence. De plus, le manager informe souvent ses collaborateurs sur les priorités. Il est toutefois facile de s’embrouiller avec les projets complexes.

Avec un outil gestion de projet, vous pourrez souligner les délais à respecter pour chacune des tâches prévues. Vous aurez donc la possibilité de repérer rapidement les baisses de rythmes, voire les blocages, sur le tableau de bord dédié. De cette manière, vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour finir le projet dans les temps. Il est même envisageable de modifier les délais en dernier recours. 

Respecter la planification des tâches prévue
Source Photon photo / Shutterstock

Quels sont les outils de la gestion de projet ?

Les entrepreneurs ont aujourd’hui accès à une grande diversité d’outils de gestion de projet. Ils peuvent notamment se présenter sous forme de logiciels, d’application web ou de SaaS (software as a service). Selon l’éditeur, le programme peut se focaliser sur la planification et la répartition des tâches. Ces solutions s’adressent surtout aux TPE et aux travailleurs indépendants. 

D’autres acteurs priorisent, en revanche, le caractère collaboratif de ce type d’outils. Ils offrent ainsi des logiciels open source pour inviter les utilisateurs à participer au perfectionnement de la solution proposée. Enfin, certains développeurs cherchent à fournir des logiciels polyvalents. Ces derniers couvrent la plupart des étapes et des méthodes de la gestion de projet. Ils peuvent même inclure la facturation et le budget. 

Trello

Trello fait partie des solutions de gestion projet les plus réputées sur le marché. Il se démarque par sa facilité d’utilisation. En effet, l’interface s’inspire d’un tableau. Vous pouvez ainsi y poser des post-its pour organiser votre projet. De plus, vous avez la possibilité de générer autant de cartes et de tableaux que vous souhaitez. 

Chaque carte représente l’affectation d’un agent sur une tâche spécifique. Vous pouvez également créer vos propres codes couleurs pour définir le caractère urgent d’un document ou d’une opération en particulier. Pour visualiser l’évolution du projet, les cartes sont associées à des libellés personnalisables. Elles peuvent également être organisées sur plusieurs colonnes distinctes pour faciliter le suivi. 

Asana

Cet outil en mode SaaS est considéré comme la meilleure alternative à Trello. Il est équipé des fonctionnalités incontournables dans le domaine (planning, affectation, suivi…). Cette solution propose aussi des options avancées telles que la gestion de droits d’accès. Avec son interface aérée et conviviale, Asana permet aux utilisateurs de mettre des mentions « j’aime » sur les tâches à effectuer. 

L’outil peut être intégré à diverses applications de suivi du temps comme HourStack, Everhour ou encore Timely. Dans sa version payante, le SaaS permet l’organisation des tâches par dépendance et la simplification du système d’approbation. Il est également possible de renforcer la confidentialité et la sécurité des projets sensibles. 

Asana
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Zoho Projects

Zoho Projects est plébiscité pour sa grande polyvalence. L’outil permet par ailleurs de profiter d’une grande variété d’options en fonction de l’abonnement souscrit. Il s’agit ainsi d’un service intéressant pour les entreprises à fort potentiel de croissance et les adeptes du cycle en V. La gestion de planning inclut, par exemple, des jalons et des liens de subordinations entre les opérations à réaliser. 

À l’instar d’Asana, cette solution a adopté certains éléments des médias sociaux. Elle intègre notamment une messagerie instantanée et un fil de discussion. D’autre part, le logiciel propose des graphiques et des rapports d’analyse. Vous pourrez enfin générer des factures à partir des feuilles de suivi du planning à travers la fonction Zoho invoice. 

Wrike

La solution de gestion de projet Wrike propose des fonctionnalités diversifiées dès la version d’entrée de gamme. En effet, cette première formule payante permet déjà de réaliser des diagrammes de Gantt et de générer des formulaires. La version gratuite, en revanche, est assez basique. Elle permet néanmoins de répondre aux besoins des petites structures recherchant un outil de répartition de tâche.  

Les abonnés bénéficient, de leur côté, d’un système détaillé de gestion de temps et de divers paramétrages de confidentialité. De plus, la plateforme offre une multitude d’options pour renforcer la sécurité de son service. Vous pouvez par exemple ajouter des extensions spécifiques pour améliorer le chiffrement des données. L’application fournit également des outils analytiques parmi ses fonctionnalités avancées. 

Jira

Ce logiciel de gestion de projet est très prisé des équipes privilégiant la méthode agile. En effet, il permet de planifier les tâches, de gérer les actions prioritaires et d’attribuer des rôles précis à chaque collaborateur. La solution aide également à analyser et à regrouper les opérations à effectuer par niveau de complexité. 

Jira est aussi apprécié par les managers gérant simultanément plusieurs projets en raison de son espace collaboratif efficace. Cette interface centralise la gestion des tâches et les échanges d’informations entre les équipes. Les membres pourront ainsi visualiser la planification et la réalisation des différentes parties du projet.  

Jira
Source Roman Samborskyi / Shutterstock

Notion

Notion est un SaaS de gestion de projet permettant d’optimiser la mise en place des collaborations et l’organisation des équipes. Cette solution propose notamment des espaces de travail pouvant être édités et partagés par les intervenants. L’outil aide concrètement à créer des bases de données et des tableaux de calcul

Pour faciliter la lisibilité des informations, le logiciel organise les tâches par blocs et par catégories. Vous pourrez ainsi suivre aisément la progression de vos équipes sur chaque projet. De plus, vous avez déjà la possibilité de créer jusqu’à 1 000 blocs avec la version gratuite. 

Gantt

Cet outil de planification sert à centraliser le pilotage de projets et à automatiser certaines tâches. Il peut, par exemple, vous aider à gérer simultanément plusieurs équipes et les différentes étapes des opérations. Cela dit, le logiciel se définit surtout par sa spécialisation dans la méthode la plus connue en gestion de projet.  

Dans la pratique, cette solution permet de profiter de tous les atouts des diagrammes de Gantt. Vous aurez d’ailleurs la possibilité de présenter ce visuel sous forme de grille, de tableau ou de portefeuille. Ainsi, vous pourrez avoir différentes perspectives sur l’organisation et la réalisation de votre projet.

Image de couverture Wright Studio / Shutterstock

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