KPI en gestion de projet : savoir bien les utiliser

KPI renvoie à l’abréviation anglaise Key Performance Indicators, traduit couramment par : indicateurs clés de performance ou ICP. Ils sont particulièrement utiles pour évaluer l’efficacité d’un système de management d’entreprise ou de projet. Grâce à ces indicateurs, vous pourrez en effet mesurer les performances de votre équipe. Vous réussirez ainsi à détecter les problèmes à résoudre ou les points à améliorer. 

Comment déterminer quels KPI suivre lors de la gestion de projet ?

Il est possible d’utiliser une grande diversité de KPI en gestion de projet. Ces outils d’analyse couvrent en effet toutes les situations nécessitant des prises de décisions. Ils doivent seulement être mesurables, basés sur la réalité et temporellement définis. Vous pouvez, par exemple, vous servir d’indicateurs de type :

  • Proportion des tâches finalisées par rapport à celles commencées ;
  • Cycle de vie moyen des opérations ;
  • Temps de traitement moyen d’une tâche ;
  • Indice de pertinence des prévisions ;
  • Respect des délais ;
  • Pourcentage de réalisation des objectifs ;
  • Taux d’erreurs ;
  • Niveau de motivation des collaborateurs ;
  • Taux de réalisation de l’ensemble des tâches.

En général, vous pouvez trouver quatre types de KPI dans les outils de la gestion de projet. Il s’agit des indicateurs de coûts, de délais, de qualité et d’efficacité. Cette classification permet de diviser clairement les éléments représentés. Ensuite, vous pouvez éventuellement détailler certaines catégories en fonction de vos besoins. Les KPI sont d’ailleurs censés être choisis selon la situation et les acteurs concernés. 

Cependant, ces quatre thématiques sont incontournables. Elles correspondent en effet aux critères définissant les KPI les plus pertinents. Ces indicateurs doivent notamment :

  • Être lié à un objectif ;
  • Impliquer une prise de décision ;
  • Rester clair et facile à comprendre ;
  • Avoir un sens par rapport au contexte.

Les indices de performance se choisissent dès la phase initiale comme l’étude de faisabilité en gestion de projet. Pour une lisibilité optimale, il convient de définir les KPI personnalisées avec toutes les parties prenantes (salariés, partenaires, clients, prestataires…).

Comment déterminer quels KPI suivre lors de la gestion de projet ?
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Qui s’occupe de leur analyse lors du suivi du projet ?

Le manager responsable s’occupe de l’analyse des KPI en gestion de projet. Il peut s’agir du chef d’équipe, du directeur de projet, du Scrum master… Dans tous les cas, l’observation de ces indicateurs revient à une personne exerçant un métier de la gestion de projet. Ce professionnel veillera ensuite à communiquer ses constats aux membres de l’équipe et aux autres acteurs concernés. 

Les KPI sont avant tout des outils d’aide à la décision et de pilotage de projet. En toute logique, ils relèvent de la responsabilité du chef de projet. L’appellation peut varier en fonction de votre modèle de management. En tout cas, cet acteur se charge de la coordination des opérations et des intervenants. Il effectuera également le suivi du projet à travers les indicateurs clés de performance. 

Cela dit, les KPI sont supposés être simples et accessibles à tous, sans nécessiter de compétences en gestion de projet. Toutes les parties pourront ainsi visualiser rapidement l’état du travail, le taux de retards, l’évolution du temps d’exécution, etc. En cas de souci, chacun pourra également prendre des mesures à son niveau et participer à la résolution des problèmes. 

Le chef de projet, de son côté, préviendra le collaborateur concerné dès qu’un indicateur n’est plus au vert. En revanche, toute l’équipe sera invitée à fournir plus d’efforts, si les indicateurs passent au rouge. Les KPI aident néanmoins à identifier facilement et clairement les points à optimiser. Ils permettent aussi de motiver les collaborateurs, lorsque le travail progresse et que les processus s’améliorent. 

Qui s’occupe de leur analyse lors du suivi du projet ?
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Pourquoi est-il vital de suivre les KPI ?

Les KPI en gestion de projet impliquent directement ou indirectement des enjeux financiers. Un indicateur au vert révèle le bon fonctionnement des opérations. Vous pouvez donc encourager l’équipe à poursuivre dans cette voie. La situation devient toutefois problématique lorsque certains indicateurs passent à l’orange. Vous devez ainsi trouver et résoudre les dysfonctionnements. 

Une fois au rouge, les KPI vous alertent sur la gravité de la situation et les pertes financières potentielles. Il faudra donc procéder d’urgence à des ajustements dans l’organisation du travail ou l’affectation des collaborateurs. À ce stade, les mesures nécessaires se traduisent généralement par des dépenses supplémentaires. Ces surcoûts affectent déjà la réussite du projet et peuvent même menacer son avenir. 

Les pertes financières sont flagrantes sur les dépassements de budget. Elles sont, en revanche, moins évidentes avec l’allongement du temps d’exécution des tâches. Il ne s’agit pas des échéances fixées pour les livraisons, mais de la durée prévue pour réaliser un travail précis. Ce problème risque toutefois de perturber l’organisation des opérations en accaparant des équipements ou des locaux partagés. 

Vous risquez à terme de ne pas pouvoir respecter les délais du projet en cumulant les retards en interne. Un temps d’exécution plus long génère nécessairement des investissements supplémentaires. De ce fait, ces contreperformances entrainent une augmentation des coûts. Elles peuvent aussi provoquer l’épuisement des fonds du projet, si vous travaillez avec un budget plafonné.

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