L’activité d’une entreprise se traduit concrètement par une multitude d’opérations et de tâches connexes. Ainsi, la gestion de projet fait partie du quotidien des sociétés. Pour optimiser vos résultats, vous devez donc piloter efficacement les projets lancés au sein de votre établissement. Vous disposez néanmoins de techniques et d’outils spécifiques pour vous aider dans le cadre de cette démarche.
Pourquoi faire de la gestion de projet ?
La gestion de projet sert avant tout à optimiser la productivité et les performances des membres d’une équipe. En gagnant en efficacité, le personnel aidera l’entreprise à atteindre ses objectifs annuels ou à long terme. Vous renforcerez par ailleurs la motivation et l’engagement des agents en organisant mieux leur travail. En effet, ils seront conscients des objectifs et de l’avancement de leurs missions.
Ces atouts pratiques sont perceptibles dans toutes les étapes de la gestion de projet. De plus, la démarche permet :
- De faciliter le suivi grâce à une vue d’ensemble du projet ;
- De favoriser les échanges entre les participants à la même tâche ;
- D’aider concrètement dans les prises de décisions stratégiques ;
- D’améliorer les résultats en réduisant les dépenses et les délais.
L’optimisation des échéances et des coûts est également importante pour la gestion des risques dans un projet. Il s’agit ainsi d’un argument supplémentaire en faveur de l’adoption de la gestion de projet au sein de votre entreprise.
Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?
Vous devez définir les étapes de la gestion de projet pour structurer la démarche et accroître l’impact de vos efforts. Vous réussirez ainsi à étaler la charge de travail dans le temps et à multiplier les points de contrôle. En entreprise, la gestion de projet est généralement divisée en cinq phases principales, à savoir :
- Le démarrage ;
- La planification ;
- La mise en œuvre (ou l’exécution) ;
- Le suivi de l’efficacité ;
- La finalisation (ou la clôture).
Le dernier point implique souvent un bilan des réalisations, de l’efficacité du groupe et des performances individuelles. De cette manière, vous réussirez à identifier les meilleurs éléments de votre équipe. Le processus permettra aussi de détecter les relations conflictuelles et de cerner les points de friction. Vous pourrez même repérer les profils incompatibles avec certaines tâches ou personnes.
Démarrage du projet
Du lancement à la finalisation, chaque étape est cruciale pour tout professionnel exerçant un métier de la gestion de projet. Le démarrage tient toutefois une place prépondérante, car il permet :
- De définir les contours du projet ;
- D’identifier les intervenants et les éventuels sponsors ;
- D’effectuer les recherches nécessaires pour mener à bien les opérations.
Durant cette phase, il est fortement conseillé de rédiger une présentation détaillée du projet. Vous pourrez ainsi le présenter plus facilement aux membres de l’équipe. Il est également préférable d’organiser une réunion préliminaire pour effectuer une étude de faisabilité des projets complexes. Dans tous les cas, vous devez choisir une technique de lancement correspondant à la tonalité de votre communication interne.
Planification
Les néophytes assimilent souvent les outils de la gestion de projet à des logiciels de planification. Ils permettent effectivement d’organiser les équipes et les calendriers. Toutefois, la planification implique aussi la définition d’objectifs précis et l’élaboration d’une feuille de route pour les atteindre. Vous pouvez par ailleurs choisir plusieurs solutions en la matière, à l’instar des méthodes :
- SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels) ;
- CLEAR (collaboratifs, limités, émotionnels, appréciables et à raffiner) ;
- OKR (objectives and key results, ou objectifs et résultats clés).
Ces stratégies mènent à des résultats similaires, indépendamment des spécificités de chaque approche. De ce fait, la meilleure option sera dictée par votre identité de marque et vos affinités avec ces techniques.
Mise en œuvre du projet
L’exécution représente la partie visible des étapes de la gestion de projet. Elle repose cependant sur la phase de préparation et de planification. Votre équipe doit donc se focaliser sur les objectifs définis en amont et leur réalisation. Pour y parvenir, la collaboration est essentielle. Vous pourrez ainsi lancer et finaliser le projet dans les temps. Dans la pratique, vous devrez :
- Choisir un outil de gestion, de chronologie ou de mapping de projet ;
- Répartir les tâches entre les participants et préciser les échéances ;
- Constituer une base de connaissances pour accéder aux mêmes ressources ;
- Faire en sorte que l’équipe puisse communiquer et collaborer facilement.
À ce stade, il est important de recenser les livrables prêts et de mettre à jour le calendrier pour supprimer les tâches effectuées. Cette démarche permet également de rectifier les charges de travail et de réajuster les délais.
Suivi de l’efficacité
Le suivi de l’efficacité est parfois négligé par les chefs d’équipe et les entrepreneurs. Pourtant, il s’agit d’un élément primordial pour affiner les méthodes de la gestion de projet. Cette étape permet en effet d’optimiser l’exécution des plans d’action et l’usage des ressources à l’avenir. Elle aide aussi à améliorer l’efficacité de chaque agent.
Dans le cadre de cette démarche, vous pouvez utiliser un logiciel dédié à la gestion d’objectifs ou de projet. Ces outils proposent généralement de nombreux indicateurs clés de performance (ICP, ou KPI en anglais). Il est vivement recommandé d’utiliser des KPI adaptés à votre projet et à votre secteur d’activité.
Clôture du projet
Cette étape varie significativement en fonction des entreprises et des professionnels mobilisés. Pour certaines entités, le débriefing se limite à énumérer les réalisations pour pouvoir passer à un autre projet. D’autres structures préfèrent, en revanche, évaluer collectivement et individuellement les membres de l’équipe. Ainsi, le groupe sera plus performant sur les projets à venir.
Il est toutefois préférable d’organiser une réunion pour finaliser et évaluer l’ensemble des opérations. Cette initiative permet de redynamiser le groupe avec la satisfaction du travail accompli. Vos collaborateurs s’attaqueront ensuite aux projets suivants avec le bon état d’esprit. Ils sauront également les points clés à améliorer.
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