Le diagramme de Gantt est un outil incontournable en gestion de projet. Les chefs d’entreprise partent donc souvent du principe que leurs collaborateurs maîtrisent cette méthode. Il s’agit effectivement d’une solution performante pour organiser les équipes. Cependant, vous devez bien comprendre les bases pour réussir à l’utiliser efficacement, surtout sur des projets complexes.
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt en gestion de projet permet d’illustrer l’état d’avancement des tâches à effectuer. Le graphique se présente sous forme de barres horizontales et représente l’évolution chronologique des activités inscrites dans le programme. Il aide notamment à visualiser la planification des activités, les étapes à suivre et les échéances pour chaque opération.
Chacune des barres représente une tâche ou une phase du projet. D’autre part, leur longueur correspond au temps prévu pour réaliser l’opération. Le diagramme permet en somme d’avoir une vue d’ensemble sur les actions à accomplir, les délais à respecter et les intervenants. Il fait ainsi partie des meilleurs outils de la gestion de projet. Ce graphique est d’ailleurs essentiel pour les chefs d’équipe, les agents et les dirigeants d’entreprise.
De quoi est-il composé ?
Concrètement, le diagramme de Gantt est constitué de plusieurs barres horizontales. Il détaille les actions à réaliser sur la colonne de gauche. La ligne d’en-tête définit, de son côté, l’unité de temps choisie pour suivre l’avancement des processus. En fonction du projet, vous pouvez mesurer la progression des équipes par jour, semaine, mois ou année.
Dans tous les cas, une barre horizontale représente une tâche. Elle est tracée à partir de la date de début de l’opération. En toute logique, la ligne s’achève à la date de fin de cette partie du projet. Il est également nécessaire de prévoir des points de contrôle ou jalons entre-temps. L’idée est de visualiser rapidement le travail impliqué par le projet et les délais impartis à chaque groupe.
À quoi sert-il ?
Le diagramme de Gantt sert à suivre et à optimiser la progression des différentes étapes d’un projet. Il est notamment très utile dans le bâtiment. Dans ce secteur, les projets sont souvent constitués d’une myriade d’opérations. Ces tâches tendent par ailleurs à s’étaler sur une période assez longue (semaines, mois, voire années). Ainsi, l’outil permet de gérer efficacement un projet en améliorant la coordination des participants sur chaque étape.
Le diagramme contribue également à la gestion des risques dans un projet. Le chef d’équipe dispose en effet d’un outil présentant clairement la nature et la durée des nombreuses tâches à accomplir. De plus, le graphique aide à mieux identifier les ressources nécessaires (humaines, matérielles et financières). Vous présenterez donc des estimations plus réalistes pour les devis et les délais de livraison.
Comment élaborer un diagramme de Gantt ?
Pour construire un diagramme de Gantt en gestion de projet, vous devez avant tout décomposer l’ensemble du travail en plusieurs tâches. Vous pouvez même envisager de créer des sous-tâches en fonction de la situation. Vous devez toutefois éviter d’être trop vague ou trop précis. Une erreur d’échelle affectera en effet la lisibilité de votre graphique. Il est donc important de trouver un juste milieu.
Définissez ensuite la durée de chaque opération et insérez des jalons entre-temps. Ces points de contrôle sont indispensables pour savoir si l’équipe est en avance ou en retard bien avant les échéances. Ils peuvent même être décisifs pour l’arrêt ou la continuation du projet. Vous devez aussi identifier les dépendances entre les tâches pour effectuer l’ordonnancement des processus. Il peut s’agir de relations de :
- Fin à fin, pour deux opérations devant s’achever simultanément ;
- Fin à début, lorsqu’une action ne peut débuter qu’après la fin d’une autre ;
- Début à fin, pour une tâche ne pouvant être finie sans entamer une autre ;
- Début à début, pour une intervention qui ne peut démarrer que si une autre est lancée.
Enfin, précisez les agents, les fonds et les matériels affectés à chaque tâche.
Quel logiciel utiliser pour réaliser un diagramme de Gantt gratuit ?
Excel et Google Sheets sont souvent utilisés pour réaliser un diagramme de Gantt en gestion de projet. Cela dit, il existe désormais une grande diversité de logiciels incluant cette méthode de planification. Certains outils permettent même d’y associer la méthode agile avec Scrum. Grâce aux périodes d’essais, vous pouvez créer ces graphiques gratuitement avec de nombreuses solutions comme :
- Lucidchart ;
- Trello ;
- Canva ;
- Wrike ;
- Bitrix24 ;
- Ganttplanner ;
- Asana ;
- Ganttpro ;
- Planisware Orchestra ;
- Smartsheet ;
- Office Timeline ;
- Zoho Projects.
Certains logiciels comme Jira permettent également d’intégrer des outils tiers dédiés au diagramme de Gantt. Vous aurez ainsi la possibilité d’améliorer significativement votre efficacité en gestion de projet.
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Comment planifier vos projets de façon efficace ?
On trouve de nombreuses solutions pour s’organiser et rester productif. Certaines méthodes nécessitent d’être appliquées, alors que d’autres solutions consistent simplement à utiliser un logiciel pensé et développé pour vous aider. Par exemple, vous pouvez Découvrir novaTime, le logiciel de planification pour tous les secteurs d’activité. Cette solution est simple et intuitive. Elle permet à tous les membres de l’entreprise de gérer leur temps. Le travail collaboratif est pleinement facilité grâce à l’accès transversal aux données. Choisir novaTime, c’est s’assurer d’une protection de données efficace, puisqu’il s’agit d’un logiciel créé par le groupe novadys qui héberge toutes ses données dans un data center français.
Les logiciels comme novaTime sont de plus en plus utilisés par les entreprises qui préfèrent utiliser un réseau extranet. De plus, avec le développement de l’entrepreneuriat, il faut savoir que de nombreux freelances souhaitent travailler de façon organisée pour éviter la procrastination ou la mauvaise gestion du temps. Les logiciels de planification permettent à n’importe quelle structure d’organiser ses taches facilement et d’avoir un suivi régulier, tout en utilisant une seule interface. Enfin, vous avez accès à votre dashboard n’importe où grâce à l’application mobile dédiée.