Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à faire certaines dépenses. Mais elles ne peuvent pas être prises en charge par lui-même si elles sont dans l’intérêt de l’entreprise. Quelles sont alors les dépenses remboursables à l’employé ? Qui supporte ces frais professionnels ? Comment le salarié peut-il réclamer leurs remboursements ? Découvrez les réponses dans cet article.

Les principaux frais de remboursement dont bénéficie un salarié

Les frais professionnels désignent les dépenses effectuées par un employé pour les nécessités de sa fonction. Ce dernier a principalement le droit de bénéficier d’un remboursement pour les charges liées au déplacement, à l’hébergement et à la restauration.

Vous pouvez demander un remboursement de frais de déplacement professionnel, quelle que soit la nature de votre contrat de travail. Il en est de même pour les dépenses de restauration et d’hébergement. Il vous suffira de respecter certains critères pour être remboursé. Nous reviendrons sur ce point dans la suite de l’article.

Les frais de déplacement

Toutes les dépenses effectuées par l’employé quand il se déplace pour un rendez-vous d’affaires sont considérées comme frais de déplacement remboursable : frais de billet d’avion, de train ou de location de véhicule.

Lorsqu’il est obligé d’utiliser son propre véhicule pour les courses de l’entreprise, il doit dans ce cas bénéficier du remboursement des frais kilométriques. De plus, ses dépenses pour le péage et les stationnements peuvent lui être restituées.

Un travailleur qui va travailler en transport en commun ou à vélo peut aussi bénéficier d’une prise en charge de ses dépenses.

déplacements professionnels

Les dépenses de restauration

Dans certaines conditions, un employeur peut prendre en charge une partie des dépenses de repas d’un salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. C’est le cas notamment lorsque celui-ci supporte des frais de restauration supérieurs au prix d’un repas à domicile, en raison de la distance entre le lieu de travail et sa maison. Lorsque l’employé ne peut pas quitter son lieu de travail et que l’entreprise n’a pas de cantine pour assurer sa restauration, celui-ci peut également bénéficier d’un dédommagement forfaitaire.

Les dépenses d’hébergement

Les dépenses d’hébergement sont remboursées lorsque l’employé est en mission dans une région ou un pays éloigné de son domicile. La distance qui sépare son domicile et le lieu de la mission doit être de 50 km au moins. De plus, la durée du trajet doit être d’au moins une heure et demie. Un salarié en voyage dans un pays étranger pour le compte de l’entreprise doit bénéficier d’un remboursement pour l’hébergement. Les frais d’hébergement sont considérés comme des dépenses de logement provisoire.

Autres frais professionnels remboursables

En dehors des dépenses de déplacement, de restauration et d’hébergement, il existe d’autres frais professionnels qui peuvent être remboursés aux salariés. Il y a par exemple les frais de télétravail et les dépenses de mobilité professionnelle.

Le télétravail concerne en particulier les employés qui travaillent depuis leur domicile. Ceux-ci utilisent des outils informatiques et internet. Ils peuvent donc bénéficier d’un remboursement des charges qu’ils supportent si c’était prévu dans l’accord collectif avec leur entreprise.

Un employé qui est affecté dans une autre région peut aussi se faire rembourser une partie de ses dépenses de déménagement.

À qui et comment demander le remboursement des frais de déplacement ?

Les frais de déplacement sont supportés par l’employeur. Celui-ci a le choix entre deux possibilités de paiement. Il peut choisir de verser une allocation forfaitaire ou de faire un remboursement au réel.

Pour se faire rembourser ses frais professionnels, le salarié doit adresser une demande au service comptable ou au service des ressources humaines de l’entreprise. La lettre de demande doit être accompagnée des justificatifs originaux des dépenses (billet d’avion, reçu de location de véhicule, preuve de paiement au péage…).

Que retenir ? Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration sont les principales dépenses professionnelles remboursables par l’employeur en entreprise. Pour bénéficier de cette prise en charge, le salarié doit adresser une demande au service de la comptabilité avec les justificatifs originaux des dépenses réalisées.

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