Il est possible d’utiliser un calendrier, une feuille de papier, un stylo et d’autres méthodes classiques pour s’organiser. Il ne s’agit cependant pas de la meilleure manière de faire. Pour plus d’efficacité, il s’avère judicieux de recourir à des outils d’organisation spécifiques. L’offre en la matière étant aujourd’hui très large, nous avons sélectionné les meilleures solutions pour faciliter votre choix.
Notion : organiser son travail et prendre des notes
Organiser son travail est l’un des meilleurs moyens d’améliorer sa productivité et d’éviter les erreurs professionnelles. Cela aide aussi à réaliser les tâches conformément aux conditions imposées et dans les délais impartis, ce qui réduit considérablement le stress. Par ailleurs, une bonne organisation permet de mieux faire face aux imprévus et développe la capacité à limiter les distractions.
La prise de notes fait partie intégrante de l’organisation du travail. Elle permet en effet de mieux s’organiser en facilitant l’accès à des informations importantes et en évitant de se disperser.
En somme, organiser son travail et prendre des notes jouent un rôle primordial dans la performance professionnelle. Ces processus ne sont toutefois pas simples à mettre en œuvre. Heureusement, il existe de nos jours une variété d’outils visant à optimiser le temps et l’organisation du travail. Néanmoins, tous ne se valent pas. Il est de ce fait essentiel de bien choisir son outil d’organisation pour bénéficier réellement d’avantages. Vous découvrirez ci-après les meilleures solutions disponibles sur le marché à l’heure actuelle.
Google Agenda : pour planifier vos rendez-vous et vos évènements
Google Agenda est un outil de gestion de temps développé par Google. C’est un calendrier dématérialisé accessible depuis un smartphone, une tablette ou encore un ordinateur. Google Agenda vous donne la possibilité de planifier vos rendez-vous et vos évènements. Vous n’en raterez plus jamais aucun, car l’outil envoie des notifications pour vous les rappeler. Pouvant par ailleurs être partagé avec d’autres personnes, il favorise le travail collaboratif.
Google Agenda fait l’objet de mises à jour régulières depuis son lancement. Cet outil de gestion de temps est particulièrement puissant et se démarque par sa richesse fonctionnelle. Il embarque des fonctionnalités utiles telles que :
- L’importation de calendriers. En cas d’utilisation d’un autre outil de gestion de temps, vous pouvez en importer le contenu dans Google Agenda ;
- Le fuseau horaire. Google Agenda applique automatiquement votre fuseau horaire local lorsque vous y ajoutez un évènement. De même, les personnes que vous invitez à rejoindre ce dernier le verront à leur heure locale ;
- Le paramétrage des évènements. Quand vous créez un évènement dans Google Agenda, vous pouvez choisir sa durée.
Google Agenda fait partie des outils d’organisation les plus utilisés dans le monde actuellement. Il suffit de disposer d’un compte Google et de le synchroniser avec son smartphone, sa tablette ou son ordinateur pour en bénéficier. Gratuit, simple à prendre en main et utilisable en mode hors connexion, il présente des avantages indéniables.
MindMeister : structurer vos idées
MindMeister est un outil de la suite Meister qui intègre plusieurs solutions de gestion de projet. Il s’agit d’une application de cartographie mentale qui peut s’utiliser aussi bien sur smartphone et sur tablette que sur ordinateur. MindMeister vous permet de représenter visuellement vos idées grâce à la création de mindmaps personnalisables et partageables.
Vous pouvez façonner les différentes parties d’une carte mentale en ajoutant ou en supprimant des sections et des branches, en changeant l’arrière-plan, en modifiant le format du texte ou en important des éléments externes (vidéos, images, liens, etc.). Chaque modification est enregistrée dans un historique, ce qui permet de consulter les changements avec la date et l’heure de leur application ainsi que les personnes qui les ont apportés.
MindMeister embarque aussi des fonctionnalités qui facilitent la collaboration sur des projets comme :
- Des mindmaps interactives. Il est possible pour les collaborateurs d’émettre un avis ou de suggérer des modifications au sein des cartes mentales ;
- Un mode brainstorming. Cette fonctionnalité permet l’échange d’idées entre collaborateurs ;
- La planification de projets. MindMeister intègre l’outil de gestion de tâches et de plannings MeisterTask qui permet de suivre un projet sur toute la ligne ;
- La création de cartographies dans Microsoft Teams. MindMeister permet de concevoir des mindmaps pouvant être partagées directement sur la plateforme collaborative de Microsoft.
MindMeister existe dans une version gratuite qui permet de créer jusqu’à 3 cartes mentales. Cet outil est aussi décliné dans 3 versions payantes qui donnent accès à davantage de fonctionnalités.
Pocket : enregistrer des liens simplement
Pocket est une application grâce à laquelle vous pouvez sauvegarder les contenus web que vous avez consultés, vous permettant ainsi de les retrouver facilement. L’enregistrement est possible sur n’importe quel appareil et depuis plus de 1 500 applications (Feedly, Flipboard, Twitter, etc.). Mozilla étant le propriétaire de Pocket, le navigateur Firefox en intègre une extension. L’outil peut aussi être installé sur Chrome. Parmi les fonctionnalités qu’il propose figurent :
- La sauvegarde de pages web, de blogs, d’articles d’actualité et de vidéos ;
- La recherche par mot-clé, thème, auteur, etc. qui permet de trier rapidement les contenus enregistrés ;
- La lecture, l’écoute et le visionnage des contenus enregistrés ;
- La mise en évidence des passages qu’on souhaite retrouver rapidement ;
- L’application de la police de son choix pour faciliter la lecture.
Pocket est disponible dans une version gratuite. Celle-ci est toutefois limitée aux fonctionnalités de sauvegarde, de lecture, d’écoute et de visionnage des contenus. Pour accéder à plus de fonctionnalités, il est nécessaire d’opter pour la version payante.
Google Drive : stocker et partager facilement
Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers en ligne lancé en 2012. Il suffit d’avoir un compte Google pour y accéder. Grâce à Google Drive, vous pouvez libérer de l’espace sur votre ordinateur ou vos appareils mobiles. En effet, vos différents fichiers (documents, vidéos, photos, etc.) seront conservés dans le cloud. Vous avez la possibilité de les consulter, de les modifier et de les récupérer à tout moment en vous connectant tout simplement à Internet.
Google Drive favorise résolument le travail collaboratif. En effet, ce service permet de stocker et de partager toutes sortes de documents créés à l’aide d’autres outils comme Google Docs, Google Sheets ou Google Slides. L’utilisateur a non seulement la possibilité de les consulter, mais aussi d’y apporter des modifications et d’ajouter des commentaires en fonction des droits d’accès dont il dispose.
Sur Google Drive, vous pouvez conserver, éditer et convertir plus de 100 différents types de fichiers. Dans sa version gratuite, ce service propose 15 Go d’espace de stockage. Si vous voulez l’augmenter, il vous faudra souscrire un abonnement dont le prix dépend de la capacité souhaitée :
- 1,99 euro par mois pour 100 Go ;
- 2,99 euros par mois pour 200 Go ;
- 9,99 euros par mois pour 2 To.
Doodle : un outil d’organisation pour planifier et gérer vos réunions
Doodle est un outil d’organisation qui permet de planifier et de gérer des réunions. Dans le détail, il donne la possibilité de faire un sondage en ligne auprès de tous les participants à une réunion pour connaître le moment auquel ils sont disponibles afin de trouver le meilleur créneau.
Doodle se prête tout à fait à une utilisation quotidienne. Cet outil met en effet à votre disposition une page d’agenda qui se synchronise avec votre calendrier. Vous pouvez ainsi proposer pour une réunion des plages horaires selon vos disponibilités. Avec Doodle, il est possible de coordonner votre agenda avec celui d’autres personnes sans qu’il soit nécessaire de vous échanger des mails ou de communiquer par téléphone.
Les principales fonctionnalités de cet outil sont :
- La création de sondages de plannings ;
- La synchronisation avec des applications d’agenda comme Google Agenda, Outlook ou encore Microsoft Exchange ;
- La gestion des invitations à un évènement ;
- L’envoi automatique de rappels aux participants ;
- L’ajout de liens Zoom et Teams.
Il faut noter qu’il est possible d’accéder à Doodle à partir d’applications mobiles installées sur un appareil fonctionnant sous Android comme sous iOS. Cet outil est reconnu pour son ergonomie et sa facilité d’utilisation. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour sa version gratuite ou bien souscrire à l’une des formules payantes.
TickTick : faites votre To do list
TickTick est une application de gestion de tâches. Avec cet outil, vous pouvez créer et organiser vos tâches, mais aussi les partager. Plus précisément, il permet de faire une To do list pour planifier vos tâches quotidiennes. Celle-ci peut être gérée depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette ou encore ordinateur).
TickTick est doté d’une interface simple. Cet outil présente sur un même écran l’ensemble des tâches à effectuer sous forme de calendrier. Il offre de multiples possibilités (programmation d’une date d’échéance, création de checklists, planification de rappels, recherche rapide de tâches, etc.).
Il convient toutefois de souligner que TickTick n’est pas juste un gestionnaire de tâches. C’est également un outil collaboratif souple et puissant qui permet de partager avec d’autres personnes une liste de tâches ainsi que de suivre scrupuleusement leur réalisation. Compatible avec différentes plateformes (Android, iOS, Mac, Windows), il permet de synchroniser l’ensemble de vos To do lists sur tous vos appareils, ce qui booste votre productivité.
D’autre part, TickTick comprend des fonctionnalités utiles telles que les listes intelligentes personnalisées, le partage de fichiers, l’ajout de commentaires, etc. Il est possible d’utiliser cet outil gratuitement. Néanmoins, il est aussi proposé dans une version payante.
Boomerang : ranger et optimiser votre boîte email
On reçoit en moyenne 39 mails par jour. Le courrier peut ainsi rapidement s’entasser dans votre boîte électronique si bien que vous êtes susceptible de passer à côté de messages importants. Il est nécessaire de la ranger et de l’optimiser pour éviter une telle situation. Si vous utilisez le service de messagerie électronique de Google, vous pouvez recourir à Boomerang pour gérer votre boîte Gmail.
Il s’agit d’un plugin de navigateur qui permet d’organiser vos mails. Cette extension est disponible sur Chrome et sur Firefox ainsi que sur Android et iOS. Elle vous sera particulièrement utile si vous recevez et envoyez un nombre important de mails au quotidien. Boomerang vous donne la possibilité de retirer temporairement de votre boîte de réception un message et de le faire réapparaître tout en haut de la liste de vos mails au moment que vous aurez choisi.
Grâce à ce plugin, vous pouvez par ailleurs planifier l’envoi de mails. Une fois votre message rédigé, vous programmez son envoi automatique à la date et à l’heure que vous estimez les plus appropriées. En outre, Boomerang permet de proposer dans vos mails des dates de rendez-vous basées sur votre calendrier.
Trello pour une gestion de projet efficace
Trello est un outil d’organisation et de gestion de projet visant à accroître la productivité de ses utilisateurs. Basé sur la méthode Kanban, ce logiciel permet d’organiser les projets sous forme de tableaux. Ces derniers sont constitués de listes qui représentent des colonnes dans lesquelles sont classées des tâches en cartes. Ces dernières, quant à elles, correspondent à des tickets où il est possible d’indiquer des informations importantes (descriptions, checklists, dates d’échéance, etc.).
Très intuitif, Trello est reconnu pour sa facilité d’utilisation. Par ailleurs, il s’agit d’un outil évolutif. Sa compatibilité avec les principaux navigateurs figure aussi parmi ses avantages. Il en va de même de l’envoi instantané de notifications. En outre, Trello améliore le travail collaboratif en facilitant le partage de fichiers entre les membres d’une équipe.
Il existe une version gratuite de Trello. Celle-ci permet de créer jusqu’à 10 tableaux. Pour débloquer plus de fonctionnalités, il est nécessaire de souscrire l’une des 3 formules payantes.
Comment choisir le bon outil d’organisation pour vos besoins ?
Vous devez prendre en compte plusieurs critères pour avoir la certitude de choisir un outil d’organisation parfaitement adapté à vos besoins. La facilité de prise en main est le premier point qu’il faut analyser. Il est essentiel d’opter pour une solution qui n’est pas trop compliquée pour que vous puissiez la maîtriser rapidement. Privilégiez également un outil intuitif pour profiter d’une expérience utilisateur agréable.
Par ailleurs, portez une attention particulière à la flexibilité d’un outil d’organisation. Ce dernier doit notamment pouvoir être accessible depuis différents supports. Il est aussi important qu’il soit personnalisable. De cette manière, il se rapprochera au plus près de vos besoins.
L’interopérabilité est un autre critère sur lequel vous devez absolument vous pencher. Concrètement, un outil d’organisation doit pouvoir fonctionner avec les solutions que vous utilisez régulièrement pour effectuer votre travail. Vous pourrez ainsi regrouper au même endroit l’ensemble de vos tâches.
D’autre part, vérifiez qu’un outil d’organisation a bénéficié des mesures de sécurité permettant d’assurer la confidentialité de vos données. En outre, examinez son évolutivité. S’il est capital que l’outil choisi réponde à vos besoins actuels, il faut aussi qu’il soit en mesure de suivre leur évolution. Par exemple, si de nouveaux besoins apparaissent, l’outil d’organisation doit vous permettre d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires pour éviter de devoir changer de solution.
Comment intégrer efficacement les outils d’organisation dans votre vie quotidienne ?
L’adoption d’outils d’organisation sera inutile s’ils ne peuvent pas fonctionner sur les appareils dont vous disposez. Vous devez donc tout d’abord vous assurer qu’ils sont effectivement compatibles avec votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur pour pouvoir les intégrer efficacement dans votre vie quotidienne.
Par la suite, il est nécessaire de créer une nouvelle routine. Vous avez sûrement des habitudes de travail bien établies dont vous pouvez avoir du mal à vous défaire. Veillez à utiliser le plus rapidement possible les outils d’organisation que vous avez choisis en vous en servant dans vos activités quotidiennes. Plus tôt vous y aurez recours, plus vite vous vous apercevrez de leurs avantages. Progressivement, vous ne pourrez plus vous en passer.
Comment les outils d’organisation peuvent-ils aider à améliorer la communication au sein d’une équipe ?
Les outils d’organisation jouent un rôle crucial dans l’amélioration de la communication au sein d’une équipe, et c’est d’autant plus pertinent pour un digital nomad, car leurs mission de vie peut être de travailler efficacement tout en explorant le monde, et les outils d’organisation sont essentiels pour atteindre cet équilibre.
Ces outils permettent d’échanger des commentaires, de transmettre des informations en temps réel, et de maintenir la cohérence des objectifs, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez dans le monde. Ils favorisent le travail collaboratif en donnant à chaque collaborateur la possibilité de consulter la répartition des tâches pour savoir ce qu’il doit faire. De plus, il peut voir où en sont les autres membres de l’équipe dans les missions qui leur ont été confiées et aligner ses efforts avec les leurs, même en étant en déplacement constant.
Grâce aux outils d’organisation, les collaborateurs, y compris les digital nomads, peuvent plus facilement atteindre des objectifs communs, comme cela peut être leur mission de vie. Ces solutions améliorent également la transparence des processus et contribuent à la mise en place d’un climat de confiance au travail, malgré la distance géographique.