Les échecs sont inévitables sur un projet innovant. La réussite du groupe dépendra ensuite de la capacité de chacun à tirer des leçons de ces expériences. Cette phase d’apprentissage est cruciale pour améliorer l’efficacité et la coordination en équipe. Cependant, il faudra avant tout réaliser une auto-évaluation pertinente. La méthode SEPO aide justement à analyser les succès et les échecs pour pouvoir progresser.
Qu’est-ce que la matrice SEPO ?
L’acronyme SEPO renvoie aux termes Succès, Échecs, Potentialités et Obstacles. Parfois, la matrice peut également être désignée par l’abréviation SWPO, de l’anglais Success, Weaknesses, Potentials and Obstacles. Quoi qu’il en soit, il s’agit d’un outil permettant d’améliorer sa manière de travailler avec l’expérience. L’idée est d’étudier le passé (échecs et succès) pour mieux gérer le futur (opportunités et obstacles).
En stratégie d’entreprise, la matrice se définit comme étant un outil d’auto-évaluation prospectif. Elle permet concrètement de tirer des leçons des expériences vécues afin de gagner en efficacité sur les missions ou les projets à venir. Ainsi, cette méthode est souvent utilisée pour optimiser les performances individuelles et collectives des membres d’une équipe. Chacun pourra ensuite contribuer au succès du groupe.
Variante de la matrice SWOT, l’analyse permet de visualiser sur deux axes, le passé et le futur ainsi que les expériences positives et négatives. La représentation visuelle est particulièrement efficace pour apprécier la performance de l’équipe ou de l’individu au moment de l’auto-évaluation. De même, elle permet d’anticiper l’ampleur des obstacles à surmonter pour réussir l’action ou le projet en cours.
Le but de la réalisation d’une matrice SEPO
Le but de la démarche peut varier sensiblement en fonction du groupe, du chef de projet et du contexte. L’outil permet, par exemple, d’évaluer si l’équipe a réussi à atteindre les objectifs intermédiaires ou finaux d’un projet. Il peut aussi être utilisé pour vérifier l’avancement ou la pertinence d’une opération en particulier. L’équipe réussira ensuite à élaborer une meilleure stratégie pour l’étape ou le projet suivant.
À travers l’évaluation participative, la réalisation d’une matrice SEPO aide également à motiver les troupes et à accélérer l’avancement d’un projet. La méthode permet en effet d’accroître l’engagement des collaborateurs et éventuellement des partenaires. Cette matrice contribue aussi à renforcer la cohésion de l’équipe en mettant en avant les échecs, les succès et les objectifs communs.
D’autre part, la méthode SEPO peut servir à développer l’autonomie des personnes et des équipes chargées d’une mission. Cette qualité est notamment décisive pour la réussite et la pérennité d’un projet pilote. Effectivement, l’auto-évaluation passe par la réflexion, puis l’optimisation des performances individuelle et collective. Le projet bénéficiera ainsi de l’amélioration continue de l’efficacité des participants.
Les avantages d’une matrice SEPO
La démarche d’auto-évaluation s’impose comme le plus grand atout de la matrice SEPO. Elle permet en effet d’éviter les analyses et les directives basées sur des observations extérieures. Les résultats risquent, dans ce cas, d’être en décalage avec les expériences et les aspirations des membres de l’équipe. De plus, l’outil peut s’adapter aux spécificités du groupe et du projet. Cette méthode facilite également :
- La description des expériences vécues par les personnes concernées ;
- L’évaluation participative des perceptions du projet et des expériences ;
- La considération des points de vue et des espoirs de tous les participants ;
- Le développement d’un langage et d’un objectif commun ;
- L’anticipation et la résolution des problèmes ;
- La mise en place d’une technique d’évaluation intégrée ;
- L’ajustement des stratégies et objectifs selon les résultats de l’évaluation.
En somme, la matrice SEPO considère les participants comme des partenaires et favorise ainsi la conduite responsable au sein de l’entreprise. Elle encourage aussi les collaborateurs à développer leur autonomie, de l’évaluation à l’optimisation de leurs performances au quotidien.
Les désavantages de l’analyse SEPO
L’intérêt de l’analyse SEPO dépend foncièrement de la qualité des observations et des interventions des membres de l’équipe. La méthode risque ainsi d’être inefficace, si les participants ne sont pas suffisamment impliqués. Il en est de même lorsque les collaborateurs n’apportent pas leur contribution à l’évaluation participative. Dans ce cas, l’ensemble de la démarche devient complètement inutile.
D’autre part, cette méthode est censée être utilisée fréquemment pour être efficace. Elle permettra alors d’améliorer progressivement les compétences des participants et les plans d’action de l’entreprise. Dans le cas contraire, les évolutions risquent d’être seulement ponctuelles. Elles auront donc peu d’incidence sur les performances globales de l’équipe et de l’établissement.
Enfin, il est important de traiter de la même manière les éléments positifs et négatifs pour assurer la pertinence de la démarche. Une emphase sur les échecs risque en effet de transformer l’évaluation en un réquisitoire et de démotiver les membres de l’équipe. Les problèmes ne doivent pas pour autant être ignorés. D’autre part, il convient de valoriser les succès pour motiver le groupe, sans négliger les lacunes.
Comment faire une matrice SEPO ?
Pour concevoir une matrice SEPO, il est avant tout nécessaire d’identifier clairement le projet. Les participants devront par ailleurs vérifier, s’ils ont la même vision du projet. Pour l’analyse en elle-même, il faudra :
- Concevoir une matrice stratégique en quatre parties : « Succès », « Échecs », « Potentialités » et « Obstacles » avec un axe horizontal passé-futur et un axe vertical positif-négatif ;
- Formuler de manière concise la question orientant l’ensemble de la démarche, en faisant participer tous les membres de l’équipe pour stimuler la réflexion ;
- Classer toutes les réponses des participants, dans les différentes cases de la matrice ;
- Rechercher des explications ainsi que des leçons à tirer pour les échecs, et considérer les nouvelles idées pour d’autres projets.
Au cours de cette opération, les thématiques prioritaires doivent faire l’objet d’une analyse approfondie. L’approche permettra ainsi d’obtenir des conclusions claires et cohérentes afin de contribuer ensuite à la planification suivante.
Les questions à se poser
« Pourquoi ? » est une question fondamentale dans le cadre de l’analyse SEPO. Pour mieux comprendre le passé, les premières réponses mènent souvent à de nouveaux « pourquoi ? ». Il est néanmoins nécessaire d’insérer entretemps d’autres questions comme « quand ? », « comment ? », « quoi ? » ou « combien ? », pour connaître davantage le contexte.
À ce stade, il est important d’approfondir les échecs, pour les éviter, et les succès, pour les reproduire à l’avenir. L’analyse des échecs et de leurs causes permettra d’ailleurs d’anticiper les problèmes, puis d’y trouver des solutions. Il s’agit des leçons tirées du passé. Ces enseignements aideront ensuite à optimiser la planification de la prochaine étape ou des futurs projets. Les questions traitant les succès et les échecs peuvent notamment évoquer :
- Les succès et les échecs qualitatifs ;
- Les succès et les échecs quantitatifs ;
- La réalisation ou non des objectifs ;
- Les facteurs qui ont entravé ou contribué au projet ;
- Les points forts, les lacunes et les difficultés des participants ;
- La perception du projet au niveau de l’équipe et auprès de tiers (partenaires, concurrents, fournisseurs…).
Pour les potentialités et les obstacles, les questions se concentreront surtout sur les opportunités et les éventuels blocages identifiés. Elles peuvent ainsi aborder :
- Le risque de reproduire des actions qui ont déjà mené à des échecs ;
- La recherche de ressources inexploitées ;
- Les potentiels des innovations et autres créations ;
- Les possibilités apportées par les changements réglementaires ;
- Les difficultés et les contraintes entravant l’avancement du projet ;
- Les limites dépassées (budgétaires ou réglementaires) ;
- Les menaces imminentes liées au marché ou au cadre légal ;
- Les réformes handicapantes ou les blocages légaux pénalisants ;
- Les problèmes causés par l’actualité.
Sur ces derniers points, la matrice aborde divers éléments de la méthode PESTEL (Politique, Économique, Socioculturel, Technologique, Écologique et Légal). Cette approche permet d’analyser divers facteurs extérieurs influant sur l’activité d’une entreprise.