Un extrait Kbis est fourni à chaque créateur d’entreprise après son immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés). Ce document reprend les informations contenues dans le registre. De ce fait, il est indispensable pour prouver l’existence légale d’une société commerciale. La situation est toutefois différente pour les associations. La délivrance d’un Kbis dépend de la structure en question.
Une association a-t-elle besoin d’un Kbis ?
Vu son caractère obligatoire, il est aujourd’hui possible d’obtenir un Kbis d’entreprise facilement en ligne. Ce document peut en effet être réclamé par divers organismes et institutions traitant avec une société commerciale. À l’inverse, les dirigeants n’ont pas nécessairement besoin d’un Kbis pour une association. Ce type de structure est régi par la loi 1901 qui précise sa différence avec un établissement à but lucratif.
Une association est définie comme étant une entité à vocation non commerciale. En d’autres termes, elle ne cherche pas à faire de profit. L’organisme est donc dispensé de l’obligation à s’immatriculer au RCS. Par conséquent, une association ne dispose pas toujours d’un Kbis. Ce document est techniquement un extrait du registre du commerce et des sociétés.
En revanche, le numéro RNA est obligatoire pour toute structure associative. Il sert à justifier l’immatriculation de l’organisme au registre national des associations. Ce numéro unique sert par ailleurs d’identifiant à l’entité. Il joue ainsi le même rôle que le Kbis ou le SIRET pour les entreprises. Cela dit, il existe certaines situations rendant le Kbis nécessaire pour une association.
Dans quels cas est-ce nécessaire ?
Une structure associative doit s’enregistrer au RCS dans différents cas de figure impliquant une activité lucrative régulière. Ses interlocuteurs pourront alors réclamer un extrait Kbis pour vérifier cette immatriculation. Cette obligation s’applique à toute association qui :
- Émet des titres de créance négociables ou des obligations, dans les limites prévues par ses statuts ;
- Effectue des opérations de change monétaire autorisées par l’ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution) ;
- Exerce une fonction de gérant-mandataire d’un fonds de commerce.
Dans tous les cas, ces activités ne doivent pas viser le partage de bénéfices, même si elles génèrent des revenus. Les sommes obtenues sont censées financer les actions ou le fonctionnement de l’association. Néanmoins, l’inscription au RCS reste obligatoire pour identifier et contrôler les activités commerciales exercées.
Qui peut le demander ?
Le greffe du tribunal du commerce est chargé de la délivrance du Kbis pour une association. Ce document est public. De ce fait, il peut être demandé par toute personne physique ou morale travaillant avec l’organisme. La démarche peut être réalisée directement auprès du greffier responsable de l’association ou en ligne sur un site dédié. Elle est toutefois payante et transite souvent par l’entité concernée.
Les dirigeants d’association peuvent néanmoins obtenir un Kbis via une plateforme développée par Infogreffe et le CNGTC (Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce). Elle vise à aider les créateurs d’entreprises et d’associations dans les formalités administratives. Tous les autres demandeurs devront, en revanche, s’acquitter des frais liés à ce service.
L’association peut aussi recevoir des demandes de Kbis dans certaines situations comme :
- Les demandes de subvention ;
- L’ouverture d’un compte bancaire dédié ou d’un compte fournisseur ;
- La souscription de contrats au nom de l’entité (assurance, bail, prestations de service, etc.).
Le Kbis permettra de vérifier l’existence légale de l’association, indépendamment du contexte et de l’interlocuteur considéré.
Comment l’obtenir ?
Le dirigeant peut demander et obtenir rapidement un Kbis pour une association via à un site qui en fournit en ligne facilement comme le site creer-son-association.com. Il n’y a donc pas besoin de se déplacer.
Pour les demandeurs tiers, les sites spécialisés permettent d’obtenir des extraits Kbis en ligne. Ces services sont toutefois payants. Cela dit, ils sont accessibles à tous. Certains dirigeants d’association choisissent également cette option pour bénéficier des prestations associées. Quoi qu’il en soit, la procédure varie en fonction des sites et des services proposés.
Il est par ailleurs possible de se rendre auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Les responsables sur place fourniront les instructions et les formulaires nécessaires pour demander un extrait Kbis. Pour les associations basées en Alsace-Moselle, il faudra se tourner vers le tribunal judiciaire pour cette démarche. En effet, ce territoire ne dispose pas de tribunal de commerce.