L’intégration d’un logiciel de gestion pour votre entreprise est un moyen pour optimiser la gestion de vos projets. Cette solution vous permet de gagner du temps et de la précision dans différents domaines. Il faut savoir que la mise en place d’un logiciel, que ce soit dans le cadre d’un changement ou d’une installation, reste un projet complexe et délicat. Il est donc essentiel de trouver les bonnes actions à mettre en œuvre pour réussir avec succès. Découvrez nos conseils pour mener à bien votre projet.
Évaluez les besoins actuels de votre entreprise
L’évaluation des besoins réels et actuels de votre société est importante pour l’intégration de logiciels de gestion. C’est un moyen de définir les solutions les plus adaptées à votre société et de déterminer les fonctionnalités attendues du logiciel. Cette étape est déterminante, car la mise en œuvre de la réalisation technique va entièrement en dépendre. Une enquête peut donc être menée auprès des utilisateurs afin de prendre connaissance des besoins fonctionnels de tous. Cela va permettre d’identifier les sources des problèmes, et de mettre au point les objectifs du projet et de la mise en place du nouveau logiciel.
Au-delà des demandes de chacun, une étude de marché doit être effectuée. Cela suppose de définir les différents prestataires disponibles sur le marché, de connaître les éventuelles contraintes liées aux différents logiciels ainsi qu’au matériel proposé. Cette étude est aussi de mise pour vous assurer que le logiciel en adéquation à vos besoins existe réellement. Des tests et des mises en situation peuvent ensuite être réalisés pour confirmer la conformité des logiciels à vos besoins.
Il est possible de bénéficier d’un accompagnement de professionnel dès cette étape pour éviter les erreurs et vous simplifier la tâche.
Faites appel à un prestataire externe pour vous accompagner dans votre démarche
La gestion du système informatique n’est pas toujours chose aisée. C’est pourquoi de nombreuses entreprises font le choix de faire appel à un prestataire externe pour mener à bien la démarche. Vous pouvez recourir à un AMO en informatique pour optimiser la gestion de votre système. Cet Assistant à Maîtrise d’Ouvrage intervient dès la préparation du plan d’affaires jusqu’à son achat et son exploitation. Il se charge de vous porter conseil et de vous épauler dans votre projet informatique.
L’aide de ce dernier vous sera avantageuse, car elle vous permet de vous focaliser pleinement sur votre projet. Cet expert peut se charger de la mise en marche du projet, de gérer le processus de conception du logiciel, de s’occuper du pilotage ou tout simplement de garantir la maintenance des outils informatiques. Il s’appuie sur vos besoins précis pour vous orienter.
Ce dernier est en mesure de définir les éventuels risques liés à votre projet. Il peut alors vous suggérer un nouveau plan à mettre en œuvre pour plus d’efficacité.
Pour réussir votre projet avec succès, il est important de bien sélectionner l’assistant à maîtrise d’ouvrage informatique ou AMO à qui le confier. Privilégiez un professionnel ayant de l’expérience en la matière. N’hésitez pas à réclamer quelques preuves des actions mises en œuvre par ses soins ainsi que les résultats obtenus. Il doit être suffisamment compétent et maîtriser l’architecture web, les différents langages ainsi que les CMS et les serveurs. Enfin, sachez que le prix d’intervention peut varier d’un professionnel à un autre. D’où l’intérêt de comparer pour faire jouer la concurrence et trouver le meilleur rapport qualité-prix. Vous avez la possibilité de vous faire accompagner par des plateformes spécialisées pour trouver les meilleurs prestataires sur le marché.
Rédigez un cahier des charges qui résume vos besoins
Une fois les besoins de votre entreprise définie, vous devez élaborer un cahier des charges les résumant. Dans le secteur public, nous nous référons à un Dossier de Consultation des Entreprises ou DCE.
Dans ce cahier sera précisé l’ensemble des documents qui vous permettront de solliciter les entreprises. Ces pièces sont très diverses, allant du cahier des charges techniques, passant par l’encadrement administratif de la mise en concurrence ou encore celui de la réponse financière… Ce cahier des charges mentionnera avec précision les différentes fonctionnalités recherchées et toutes les modalités de réalisation du projet. Il servira de référence lors de l’étape de la réalisation pour que les fonctionnalités développées répondent à vos besoins à la perfection.
Un bon cahier des charges simplifie la communication et la comparaison des différentes offres sur le marché. Tout simplement parce que les différents fournisseurs s’appuient sur ce même document pour formuler leurs offres. À l’inverse, un cahier mal élaboré peut être synonyme de coûts supplémentaires et de délais allongés.
L’intégration proprement dite des logiciels de gestion
Après l’étude de marché et la définition de la solution logicielle la plus convenable, vous passerez à l’intégration des logiciels de gestion. Notez que l’AMO peut piloter votre projet et s’assurer du respect des spécifications techniques et fonctionnelles détaillées dans le cahier de charge. Suite à la mise en place du logiciel, ce professionnel vous propose un accompagnement durant la phase de tests. Cette étape est cruciale, car elle vous permet de vérifier le bon fonctionnement du logiciel en adéquation à vos attentes.
Outre le côté technique auquel nous avons tendance à donner beaucoup d’importance, il est également essentiel d’impliquer les utilisateurs dans le changement. Voilà pourquoi nous vous recommandons de leur exposer les changements adoptés ainsi que les nouvelles organisations et missions. Cela est indispensable pour garantir la réussite de votre projet informatique.
Vous l’aurez compris, un projet informatique, notamment l’intégration de logiciels de gestion, reste délicat et complexe. Il est essentiel de définir les besoins précis de votre entreprise et d’établir un cahier de charge. Cette étape est cruciale pour déterminer les solutions adaptées et les fonctionnalités recherchées dans les logiciels. L’accompagnement d’un assistant à maîtrise d’ouvrage peut vous être d’une aide précieuse. Le professionnel AMO vous aidera effectivement dans chaque étape de votre projet jusqu’au suivi des résultats. N’oubliez pas d’impliquer les utilisateurs dans la mise en place de vos nouveaux outils pour une efficacité optimale.