Depuis mars 2020, nous avons tous dû nous adapter à de nouvelles méthodes de travail face à la crise sanitaire de la Covid-19. Les moins chanceux ont même dû faire face à un arrêt de travail. À l’heure où certains secteurs clés comme le milieu médical, la logistique ou la grande distribution sont encore et toujours sur le front, d’autres professionnels doivent eux aussi mettre les bouchées doubles pour s’adapter à la situation actuelle. C’est notamment le cas des gestionnaires de paie. Mais que sont les réels impacts de la crise sur leur activité ? Et quelles solutions existe-t-il pour remédier à cette situation ?
Les impacts du confinement sur la gestion de paie
Les gestionnaires de paie sont constamment sous pression depuis le début de la crise sanitaire. Cette dernière a eu trois impacts majeurs sur leur activité.
L’obligation de toujours fournir des bulletins de paie en temps et en heure
Le début du confinement a été synonyme d’arrêt de travail partiel pour des millions de salariés en France. Malgré un arrêt partiel d’activité, ils ont continué à percevoir leur salaire, parfois minoré, mais toujours essentiel pour vivre. Ils s’attendent alors à ce que leur rémunération soit virée sur leur compte bancaire, en temps et en heure.
L’enjeu pour les professionnels des Ressources Humaines est ainsi de fournir les bulletins de paie aux salariés et d’effectuer les virements dans le respect des délais, malgré une surcharge de travail inhabituelle. Par ailleurs, ils sont pour la plupart obligés de poursuivre leur travail à domicile, dans des conditions inadaptées.
Si vous êtes dans ce cas et que vous souhaitez remédier à cette pression constante sur votre équipe RH, n’hésitez pas à externaliser la gestion de la paie et visitez Vr-consulting.fr pour bénéficier d’une réelle expertise en la matière.
Une rémunération différente pour les salariés au chômage partiel
Avec la crise sanitaire, le gouvernement n’a eu d’autres choix que de pousser les entreprises à placer leurs salariés en chômage partiel. Cette mesure a permis à environ 10 millions de salariés de percevoir 70% de leur salaire brut. En contrepartie, les entreprises reçoivent une allocation d’activité partielle financée par l’État et l’Unedic.
Si la gestion de paie peut parfois être perçue comme un travail routinier, ces évolutions ont bouleversé la donne. Cela s’est traduit par de nombreux changements de données pour les gestionnaires de paie (calcul de l’indemnité d’activité partielle, incidences sur la DSN, calcul des congés payés, de l’épargne salariale, de la retraite, des indemnités de rupture…), les obligeant ainsi à s’adapter.
Les gestionnaires de paie sont parfois épuisés
Selon le baromètre « Les RH au quotidien » publié le 13 avril 2021 par les Éditions Tissot et Payfit, 82% des professionnels des ressources humaines se sentent épuisés. Ils partagent un sentiment d’isolement et de frustration. Ainsi, seule la moitié d’entre eux se sent réellement épanouie dans son travail.
Si l’isolement a été accentué par le télétravail, il ne date pas d’hier pour ces professionnels, qui ont avant tout choisi ce métier pour sa dimension sociale et humaine. Accompagner les salariés dans leur évolution est pour eux la première source de satisfaction. Or, ils manquent souvent de temps et de ressources pour mener à bien cette mission. Le manque de budget et la difficulté des évolutions réglementaires constituent en effet les principaux écueils de leur fonction.
Ils font aussi l’objet de sur-sollicitations, surtout depuis le début de la crise de la Covid-19. Ils sont submergés par les tâches administratives, entre la gestion des congés payés, les arrêts de travail, les licenciements, la mise en œuvre des protocoles sanitaires, le suivi des évolutions réglementaires, ou encore l’information, le soutien des salariés et l’organisation du travail. Les salariés font davantage appel à eux, et les dirigeants les sollicitent également pour mettre en place des solutions efficaces pour rassurer ces derniers.
Des compétences de plus en plus rares
De nombreuses entreprises recherchent presque désespérément des experts en gestion de paie. Il y a en effet une pénurie de candidats qui sévit depuis de nombreuses années. Et pour cause, ce métier est considéré par beaucoup comme trop technique. Le manque de cursus dédiés et diplômants en France contribue aussi aux difficultés de recrutement. De nombreux professionnels ne se forment alors au métier qu’une fois intégrés dans l’entreprise.
Ce déséquilibre entre l’offre et la demande pousse notamment les organisations à faire des efforts substantiels au niveau de la rémunération de ces experts. Ces derniers sont « chassés » de toute part, même lorsqu’ils sont déjà en poste. Cette inflation des salaires rend le recrutement encore plus difficile pour les dirigeants d’entreprises qui ne peuvent pas s’aligner.
Face à de tels enjeux, les entreprises doivent s’efforcer de fidéliser leur équipe de gestion de paie, en leur proposant non seulement des missions riches et des perspectives d’évolution, mais aussi en trouvant des alternatives pour faciliter le plus possible les tâches chronophages en interne.
Comment optimiser la gestion de paie ?
La crise sanitaire a engendré une lourde charge de travail pour les gestionnaires de paie, obligés de faire du télétravail, avec un matériel peu adapté. Les échanges avec les dirigeants, les collègues et les salariés eux-mêmes sont aussi devenus plus complexes.
Il existe toutefois plusieurs moyens d’alléger la charge de travail et les tâches administratives occupant la moitié du temps des gestionnaires RH. N’hésitez pas à les mettre en place dans votre entreprise.
Externalisez la gestion de la paie
De la collecte des informations de tous les salariés, aux déclarations sociales, en passant par la mise en place des éléments de paie, la gestion de la paie peut devenir un véritable casse-tête pour les services RH. Elle les empêche souvent d’avancer sur des sujets plus importants, comme le recrutement et l’accompagnement des talents. Il est pourtant possible de déléguer les tâches chronophages qui y sont liées.
Vous avez le choix entre une externalisation partielle ou totale pour libérer votre agenda. Vous confiez alors cet aspect important de la gestion RH à de véritables professionnels qui se tiennent au faite de l’évolution de la réglementation.
Cette solution vous évite par ailleurs certaines erreurs pouvant être particulièrement dommageables, comme des amendes, des majorations de cotisations ou encore le versement de dommages et intérêts à un salarié qui pourrait attaquer l’entreprise au Conseil de Prud’Hommes (CPH).
Malgré tout, vous pourrez à tout moment consulter sur une plateforme sécurisée vos données actualisées. L’externalisation de gestion de paie peut aussi revenir moins chère à l’entreprise, en temps comme en argent, car elle évite de recruter de nouveaux profils aux compétences pointues, d’acquérir des logiciels et de former les collaborateurs à leur utilisation.
Automatisez le processus de paie
Une autre solution est de digitaliser la gestion de la paie. Selon un baromètre réalisé par Workday en partenariat avec Teknowlogy Group, 31% des entreprises utilisent toujours le papier pour communiquer les éléments de paie qui seront ensuite ressaisis.
Pour gagner du temps et maîtriser les coûts, il est fortement recommandé de digitaliser l’ensemble du processus de paie et de limiter le plus possible les tâches manuelles. Le gestionnaire de paie peut ainsi se concentrer davantage sur la vérification et l’analyse des différentes informations, plutôt que sur leur saisie.
Faciles à prendre en main, les solutions d’automatisation actuelles permettent d’avoir une meilleure vision globale sur l’ensemble des données pour pouvoir prendre certaines décisions stratégiques. Les dirigeants peuvent mieux anticiper les besoins en trésorerie ou encore en analyser l’absentéisme et son impact sur la productivité.
De leur côté, les salariés peuvent actualiser leurs informations plus facilement (demande de congés, changement d’adresse…) depuis leur smartphone, par exemple, ou obtenir des renseignements plus rapidement. La réussite de cette démarche de dématérialisation passe notamment par l’autonomisation des salariés, qui doivent désormais se sentir responsables de leurs variables de paie, en déclarant leurs absences et leur travail. Les services RH et les managers doivent pour cela travailler de concert.
Certaines solutions prennent aussi directement en compte les évolutions législatives. Ces différentes options allègent la charge de travail et évitent un stress inutile pour tous en ces temps de crise.