Comment organiser un séminaire sur plusieurs jours ?

La vie d’une entreprise est animée par différents événements dont les séminaires. Au moins une fois par an, il est préférable d’en organiser un pour assurer la cohésion de son équipe. C’est une occasion de dévoiler les nouveaux objectifs de l’entreprise, de communiquer sur la stratégie et d’échanger avec les collaborateurs. Les séminaires peuvent durer une journée ou se dérouler sur plusieurs jours. Dans ce dernier cas, de nombreux éléments doivent être pris en compte. Découvrez comment organiser un séminaire sur plusieurs jours.

Organisation d’un séminaire sur plusieurs jours : louez une salle

Un séminaire d’entreprise est un événement important aussi bien pour les dirigeants que pour les collaborateurs. Son organisation ne doit donc pas être prise à la légère, surtout s’agissant d’un séminaire sur plusieurs jours. De nombreux aspects doivent être pris en compte, notamment le lieu où va se dérouler le séminaire. Idéalement, un séminaire se déroule en dehors des locaux de l’entreprise. Ceci afin de ne pas perturber les activités des personnes n’y participant pas, mais aussi pour changer du cadre habituel.

Selon le nombre de participants, vous pouvez louer une salle de conférence dans un hôtel ou dans un établissement dédié aux événements professionnels. Parfois, le séminaire se déroule dans une autre ville. Afin de vous décharger de cette partie de l’organisation, n’hésitez pas à confier cette tâche à un professionnel. Il saura vous diriger vers les meilleurs endroits et pourra même vous négocier de bons tarifs pour une location de salle. Vous pouvez par exemple faire appel aux services de Kactus, une plateforme spécialisée en location de salles de séminaire, réunion et conférence.

location de salle de séminaire

Pour un séminaire sur plusieurs jours, la location d’une salle de réunion est primordiale. Ce sera en effet le point principal puisque l’événement en question s’y déroulera. Le choix de la salle doit être bien réfléchi. Celle-ci doit être choisie en fonction du nombre de participants et de la sécurité du lieu. Si vous devez vous déplacer dans une autre ville, veillez à ce que la salle soit à proximité d’hôtels ou autres lieux d’hébergement. Cela évitera aux participants de multiples déplacements. Si le séminaire se déroule dans un hôtel, pensez à réserver des chambres pour les participants.

Établissez un emploi du temps pour votre séminaire

Le fait d’étaler un séminaire sur plusieurs jours montre qu’il s’agit d’un événement de grande envergure. Cela signifie que plusieurs points seront étudiés. Pour que votre événement se déroule parfaitement, pensez à établir un planning précis des activités. Ne laissez rien au hasard pour optimiser votre temps et celui des participants. Cela permettra à ces derniers de connaître le contenu du séminaire et de se préparer en fonction.

Prévoyez ainsi tout ce qui composera votre séminaire pour toute sa durée. Essayez de déterminer les horaires de prise de parole, de formation, de quartier libre… Cela vous permettra de gérer facilement les participants, mais aussi les imprévus. Certes, les plannings ne sont pas toujours suivis à la lettre, mais vous aurez une idée de l’organisation à mettre en place. Pour préparer votre équipe et les participants, envoyez-leur un e-mail dans lequel vous communiquez le programme du séminaire. Si possible, détaillez l’emploi du temps de chaque jour, avec les thèmes et les noms des intervenants. Vous montrez ainsi que l’événement a bien été préparé et bien agencé.

Dynamisez le séminaire de votre entreprise

Cet événement professionnel se déroulant sur plusieurs jours, il est important de capter l’attention des participants. Vous devez optimiser chaque jour pour obtenir de bons résultats. Un séminaire n’est pas uniquement un moment dédié à des conférences ou à des prises de parole. Pensez à créer diverses animations pour casser la monotonie. Alternez les activités pour donner une bonne dynamique au séminaire. D’où l’importance de dresser un emploi du temps.

séminaire et événement professionnel

S’il s’agit d’un séminaire pour renforcer la cohésion de votre équipe, les animations seront indispensables. Des jeux, des activités de groupe et même des animations culturelles ou sportives seront les bienvenus. Pour un séminaire étalé sur plusieurs jours, vous devez diversifier les activités. Cela incitera les participants à rester jusqu’au bout et à se concentrer davantage. Étudiez ainsi votre planning pour bien répartir les activités. N’hésitez pas à engager ou mobiliser une ou plusieurs personnes pour animer chaque jour. Elles guideront les participants et conduiront la dynamique de l’événement.

Événement professionnel : favorisez les temps de pause

Votre séminaire se déroulant sur plusieurs jours, vous avez le temps de faire des pauses. Avant tout, évitez d’enchaîner les conférences et réunions monotones et de ne composer votre séminaire que de ce type d’intervention. Vous ne réussirez pas à captiver les participants de cette manière. Variez autant que possible les animations et surtout, consacrez des pauses entre chacune d’elle. Cela peut être des pauses d’une dizaine de minutes ou d’une heure. L’important est que les participants et même les organisateurs puissent se reposer de temps en temps.

Durant les pauses, proposez des petites collations aux participants. Cela rendra l’événement plus convivial et plus satisfaisant. Les pauses seront pour les participants l’occasion d’échanger sur l’intervention à laquelle ils ont assisté. Pour les organisateurs, elles seront l’assurance que le message passe bien et que le séminaire aura de bonnes retombées. Profitez-en pour demander l’avis des collaborateurs, aussi bien sur l’événement en général que sur les thèmes abordés. Cela vous permettra d’organiser plus rapidement un autre séminaire ou d’en tirer des leçons pour vos prochains événements professionnels.

Laissez place à la détente durant le séminaire

L’avantage des séminaires sur plusieurs jours est que vous avez une certaine largeur quant à l’organisation des activités. Il est vrai que le séminaire a avant tout un but professionnel, mais cela n’empêche pas l’amusement. Ces rendez-vous permettent de se concentrer sur le travail, mais ils renforcent également la cohésion d’équipe. Ce sera une occasion de découvrir vos collaborateurs sous un autre angle et dans un environnement différent.

Pour favoriser cette bonne entente, n’oubliez pas les moments de détente, hormis les pauses. Laissez quelques heures, un après-midi ou même une journée aux participants pour souffler et s’aérer l’esprit. Donnez-leur du temps pour découvrir la ville ou profiter du lieu du séminaire. À la fin de celui-ci, pensez à organiser un dîner ou une petite fête en guise de remerciement et d’au revoir.

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