Difficile aujourd’hui de prétendre à un poste de bureau sans avoir une maîtrise minimum de l’outil informatique… Sans surprise, tout le monde inclut donc dans son CV des compétences informatiques de base, comme « Bonne maîtrise de Microsoft Office » !
Mais, ce que vous souhaitez, c’est vous démarquez de la concurrence.
Comment faire pour que votre CV retienne l’attention ?
Comment mettre en avant ce que vous savez faire avec Microsoft Office ?
Voici les réponses à vos questions.
Identifier les compétences Microsoft Office
Savoir ouvrir un document, le sauvegarder, ou l’envoyer par mail sont des connaissances utiles (et nécessaires), mais elles sont tellement basiques que vous n’avez aucun intérêt à les mettre en avant. À vous de savoir quelles connaissances vous avez des logiciels de la suite Office qui méritent d’être mises en avant dans votre CV.
Ne choisissez pas nécessairement les plus avancées, mais les plus utiles dans votre futur travail. Quelques idées :
- Transformer un PDF en Word. Une compétence appréciée si votre futur poste implique de modifier des rapports ou d’éditer des documents scannés.
- Créer un tableau croisé dynamique sous Excel. C’est incroyablement utile pour consolider de grandes quantités de données.
- Maitriser les présentations PowerPoint. Un bon support fait toute la différence entre une présentation réussie, et une que tout le monde oublie rapidement.
Bien entendu, ce ne sont que quelques exemples. Encore une fois, ce soit les qualités utiles à votre métier qu’il faut mettre en avant.
Quand inclure la connaissance d’Office dans un CV ?
Si vous êtes déjà un professionnel reconnu dans votre secteur, et que les chasseurs de têtes viennent régulièrement vous démarcher, il n’est nul besoin de vous étendre sur vos connaissances techniques. Votre expérience professionnelle parle pour vous.
En revanche, si vous êtes encore junior (de 1 à 5 ans d’expérience environ), il est fortement recommandé de mettre en avant vos compétences. Ce sont elles qui vous distinguent de la concurrence, beaucoup plus que votre réussite professionnelle, qui reste encore à construire.
Pour les personnes en recherche d’un premier emploi, il est évident que l’expérience professionnelle ne peut être déterminante. Les compétences sur Microsoft Office prennent alors toute leur importance. En plus, elles permettent de rajouter quelques lignes sur un CV peu fourni !
Doit-on connaître tous logiciels d’Office ?
La réponse est bien évidemment : NON. Il est fort probable que votre métier ne demande de maîtriser que 2 ou 3 de ces logiciels : centrez-vous sur ceux-ci.
Microsoft Word
Il s’agit probablement du plus connu et du plus utilisé des logiciels inclus dans Office. Ce software de traitement de texte est d’ailleurs probablement celui que vous utilisez pour créer votre CV !
Une maitrise de base de Word est probablement nécessaire pour le poste que vous convoitez, et ne mérite pas d’être mentionnée. Une connaissance avancée des fonctions est à mettre en valeur si elles peuvent apporter un plus de productivité.
Microsoft Outlook
De nombreuses entreprises utilisent cette plateforme pour communiquer par mail, et il est bon de la connaître. Par contre, il est peu probable que vous ayez besoin d’être expert. Il vous suffit de vous débrouiller avec quelques fonctions de base :
- Recherche d’emails archivés
- Organisation du calendrier
- Paramétrages de raccourcis
Microsoft Excel
Lui aussi fait partie du trio de tête des logiciels Office les plus connus, mais en réalité il est bien moins utilisé. Ce tableur puissant permet d’organiser et classer l’information, ainsi que d’effectuer de puissants calculs.
Utile à tous ceux qui manipulent des chiffres, il doit être connu si vous postulez pou un job en comptabilité, ingénierie… Cependant, il faut savoir qu’en réalité, les entreprises utilisent souvent des logiciels spécialisés pour chaque fonction. Excel est alors relégué à un second plan, et sert surtout à l’édition de tableaux de résultats ou de rapports.
Microsoft PowerPoint
Il s’agit déjà d’un logiciel spécifique, qui est lin d’être utilisé par tout le monde. En ce sens, il ne sert à rien de mentionner une connaissance « basique » de PowerPoint : celle-ci sera soit inutile, soit insuffisante pour le poste convoité.
N’hésitez pas à décrire précisément vos compétences : celles-ci permettent de faire la différence.
Microsoft Publisher
Outil créatif, idéal pour préparer flyers, brochures, publicité et autres supports marketing. Il est utilisé par quelques services bien précis, dans un cadre restreint.
Normalement, si vous présentez votre candidature à un poste nécessitant ce logiciel, vous devriez déjà savoir quelles sont les connaissances que vous possédez à mettre en avant.
Microsoft Access
Ce logiciel de création et gestion de base de données est réservé aux spécialistes. Vous avez vu comment il fonctionne pendant vos études ? Vous vous êtes essayé à construire une base de données chez vous ?
C’est très bien : c’est toujours utile de comprendre comment les choses fonctionnent. Mais c’est loin d’être suffisant au niveau professionnel.
Soit vous êtes un expert de Microsoft Access et pouvez gérer les bases de données d’une entreprise, soit il est inutile de le mentionner sur votre CV.
Microsoft OneNote
Un logiciel bien utile pour travailler de manière collaborative, il est relativement simple et ne demande pas de grandes connaissances. Si vous l’avez déjà utilisé, vous pouvez l’inclure dans votre CV. C’est un bon point.
Mais il est rare que la différence entre deux candidats se fasse sur la maîtrise de OneNote.
Microsoft Skype
Un logiciel de télécommunication extrêmement utile — et ce d’autant plus depuis la pandémie de coronavirus —, qui ne présente aucune difficulté et peut être mis en service par tout le monde. En ce sens, il entre dans la même catégorie que OneNote.
Cependant, quelques fonctions avancées, comme la création de tâches, le renvoi d’appel, ou la capacité de résoudre des problèmes techniques peuvent être appréciés dans l’entreprise.
Comment inclure vos compétences Office dans votre CV ?
Restez simple, et suivez la méthode classique. Cela ne mettra pas en avant votre créativité, mais permettra au recruteur de comparer plus facilement vos connaissances avec celles des autres candidats.
- Indiquer le logiciel spécifique
- Mentionner votre niveau d’expertise (Basique, Intermédiaire, Confirmé, Expert)
- Détailler les supports (PC ou MAC ? Ordinateur, tablette ou Smartphone ?) ainsi que les tâches maitrisées
- Lister toute certification obtenue.
Où inclure les connaissances Office dans le CV ?
Souvent, celles-ci apparaissent dans une rubrique dédiée spécifiquement aux compétences additionnelles. C’est notamment le cas quand elles ne sont pas centrales pour le poste que vous visez, mais constituent un avantage certain.
Exemple :
Autres compétences :
- Microsoft Word : bonne maîtrise des fonctions avancées d’édition
- Microsoft Excel : connaissance avancée des outils de calcul
Parfois, elles peuvent être mentionnées dans la partie expérience de travail. C’est tout particulièrement recommandé si le logiciel est un outil central pour le job convoité.
Exemple :
Ingénieur données, Entreprise Dupont, 2016-2018
- Microsoft Access: migration de l’ancienne base de données et intégration dans le nouvel ERP
Un dernier mot
Même s’il est parfois tentant de « booster » son CV en « exagérant un peu » ses connaissances, en se disant que l’on aura bien le temps d’apprendre une fois que l’on est engagé, ce n’est JAMAIS une bonne idée.
Au cas où vous ne le saviez pas, mentir sur un CV risque d’entrainer un licenciement immédiat et peut avoir des conséquences graves sur une carrière professionnelle.