Souvent délégué au secrétariat, le travail de gestion des documents est la base même de l’organisation de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel, voire impératif, d’y accorder une attention particulière pour le bon fonctionnement de la société. En adoptant une bonne méthodologie de gestion des documents, vous harmonisez un plan de travail rigoureux et hiérarchisé. Voici quelques astuces efficaces pour une bonne gestion des documents en entreprise.
L’acquisition de divers matériels de gestion de documents
La gestion de documents en entreprise consiste en l’adoption de différentes méthodes prouvées efficaces par plusieurs entités. Sachant que les documents numériques et écrits composent la majeure partie des dossiers, environ 80 % au sein d’une entreprise, il est capital de les gérer de façon efficace.
Le tampon encreur pour une gestion efficace
Cet élément essentiel au secrétariat joue un rôle prépondérant dans la gestion de documents au sein d’une entreprise. Souvent utilisé en guise de signature sur l’identité d’une société, le tampon encreur participe activement au traitement des documents comptables, administratifs, factures et reçus, etc.
En effet, le tampon encreur va permettre par exemple de valider ou d’authentifier un document pour envoi ou réception dans n’importe quel domaine. Il est alors très important en matière de communication interne et externe.
C’est pourquoi le fait de choisir un tampon encreur, tant pour sa qualité que son utilité, est essentiel pour l’organisation interne de la société.
Les boîtes de rangement de documents
Toute entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE, PME ou d’une grande firme, doit disposer des différents rangements de documents pour une meilleure gestion. Il s’agit, entre autres, des bacs et des boîtes de rangement que l’on retrouve généralement dans tous les bureaux de la société. Les documents entrants et sortants doivent être contenus par exemple dans des contenants spécifiques, selon le type de document.
On note, entre autres, les bacs à courrier, les classeurs de rangement, les trieurs de documents, les tiroirs d’archives, etc. Ces équipements vont servir essentiellement de classification et d’archivage des documents. De cette manière, il est plus facile de s’y retrouver et de les exploiter en amont et en aval.
Les mobiliers de rangement
Même si la plupart des entreprises utilisent actuellement la politique « zéro papier » dans l’échange des documents et des courriers, il existe toujours des dossiers imprimés qui parviennent ou qui sortent de l’entreprise. Ainsi, vous devez les contenir dans un mobilier de bureau dédié au rangement des documents imprimés.
Même si vous disposez de tous les matériels de gestion de documents nécessaires, si ces papiers ne sont pas rangés, classés ou archivés dans des meubles spécifiques, vous aurez beaucoup de mal à les traiter convenablement.
L’adoption d’une stratégie de gestion de documents efficace
La meilleure stratégie de gestion de documents reste aujourd’hui la Gestion Électronique des Données ou GED. Ce système, déjà adopté par plusieurs entreprises, consiste à numériser tous les documents imprimés ou écrits afin de minimiser au maximum la manipulation et le traitement des dossiers physiques. Voici les tenants de cette méthodologie.
L’acquisition des documents
Le processus de dématérialisation commence à partir de l’acquisition des documents. Dès que le document a été traité comme il se doit en fonction de sa nature et de son utilité, le document est numérisé à l’aide d’un scanner. Une partie ou la totalité du document est alors conservée sous format. Le papier physique peut ensuite être détruit si la version physique est jugée fiable.
Le processus d’intégration des documents se décline sous différents genres en fonction des matériels utilisés par l’entreprise. Cela peut provenir du système d’éditique, de logiciel d’informatique de groupe de type groupware ou même l’utilisation du dispositif d’EDI (Échange des Données Informatisées).
Le traitement des documents
Il s’agit principalement d’indexation des documents. Cela consiste en une description technique du document et du contenu de celui-ci pour faciliter son identification. À ce propos, on peut voir deux types d’indexation, dont l’indexation par type qui utilise les métadonnées (date, type, auteur, titre, source, etc.) et l’indexation par mot-clés pour faciliter sa recherche.
Que vous utilisiez des logiciels de gestion de documents ou que vous décidiez de rester dans la version basique du traitement numérique des documents, ces principes d’indexation sont primordiaux.
Le stockage des documents
Le stockage de ces documents doit être minutieusement pensé par les responsables au sein de l’entreprise. En effet, garder des documents importants dans un ordinateur au sein du local professionnel n’est pas très sécuritaire. Pour cela, vous devez penser à unstockage définitif et à un stockage pour une meilleure exploitation régulière.
Diversifier les outils de stockage afin de limiter les pertes en cas de sinistre (incendie, effraction, vol…). La mise en œuvre de cette étape doit être organisée par hiérarchie des contenus et suivant une périodicité définie en fonction des impératifs de l’entreprise.
La diffusion des documents
Ces documents traités et intégrés peuvent avoir recours à deux moyens de diffusion qui sont l’internet et l’intranet. Notons que le principe de la gestion électronique de documents consiste en la possibilité d’accès facile à l’information et au partage d’information, d’où l’importance de la diffusion des documents.
Entreprises : comment réussir sa gestion de documents ?
En règle générale, le traitement des documents au sein de l’entreprise est confié à une personne qualifiée et expérimentée, comme l’assistante de direction ou la secrétaire. Toutefois, chaque personne responsable au sein de la société se doit de gérer à son niveau les différents documents qui concernent son poste.
Il est vrai que le traitement manuel des documents physiques et même numériques est à la fois fastidieux et chronophage. C’est pourquoi certaines entreprises décident de confier cette tâche à un professionnel chargé de la gestion intégrée des documents d’entreprise.
Ainsi, tous vos documents seront dématérialisés, stockés et archivés numériquement, à l’aide d’un système informatique efficace et facile à exploiter.
Toutefois, pour réussir cette méthode de dématérialisation, les personnes en charge de la gestion des documents au sein de l’entreprise doivent avoir des formations sur les différents logiciels de gestion de documents.