Les employeurs peuvent librement remettre par voie électronique les fiches de paie de leurs salariés depuis le 1er janvier 2017. Cette disposition a été instaurée par la loi Travail. Si la mise en place du bulletin de salaire dématérialisé présente de multiples avantages, elle doit aussi respecter plusieurs obligations.
Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?
La gestion de la paie constitue un enjeu majeur pour le service RH d’une entreprise. En effet, les erreurs et irrégularités relatives aux bulletins de salaire peuvent avoir un impact financier important. Pour prévenir les problèmes, le traitement de la paie peut faire l’objet d’une formation rh spécifique.
La dématérialisation du bulletin de paie représente une autre solution. Cette procédure consiste à remettre un bulletin de paie sous forme électronique. Concrètement, l’employé ne reçoit plus de fiche de paie sous format papier, mais directement sur son compte personnel d’activité (CPA). Il s’agit d’une interface numérique grâce à laquelle chaque salarié peut accéder à l’ensemble de ses bulletins de salaire.
La valeur juridique de la feuille de paie dématérialisée est la même que celle sur support papier. Pour l’établir, les entreprises peuvent utiliser une solution de dématérialisation comme un logiciel SIRH.
Quels sont les avantages à dématérialiser les bulletins de paie ?
La dématérialisation du bulletin de paie offre des avantages sur divers plans. La simplification de la remise des fiches de salaire en fait partie. En effet, il ne sera plus nécessaire de les imprimer ni de les envoyer par courrier postal ou encore de les remettre en main propre.
Ainsi, cette solution permet à une entreprise de réaliser des économies de temps et d’argent, mais aussi de réduire son empreinte écologique. En outre, grâce à l’allègement des tâches relatives à la gestion de la paie, le service RH peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
D’autre part, l’envoi des bulletins de paie par voie dématérialisée évite les risques de perte liés à des négligences en matière d’archivage. Cela est rendu possible par la centralisation des feuilles de salaire dans un espace numérique unique.
Le collaborateur peut aussi accéder à ses fiches de paie depuis n’importe quel support, en tous lieu et temps. Enfin, la traçabilité des échanges entre l’employeur et le salarié est un autre avantage de la dématérialisation. Il devient ainsi très facile de retrouver la date à laquelle a été émis un bulletin électronique et de le renvoyer si nécessaire.
Quelles sont les obligations légales concernant les bulletins de salaire électroniques ?
Les employeurs sont libres de mettre en place ou non la dématérialisation du bulletin de paie. Ceux qui choisissent d’y recourir doivent toutefois observer plusieurs obligations.
Tout d’abord, il est indispensable de porter à la connaissance des salariés l’adoption d’un tel dispositif au minimum 1 mois avant son déploiement. La fiche de salaire électronique doit par ailleurs contenir les mêmes mentions obligatoires qu’un bulletin papier (heures travaillées, heures supplémentaires, cotisations sociales, congés payés, etc.)
Les informations contenues dans les bulletins électroniques doivent aussi rester confidentielles. Pour respecter cette règle, les employeurs ont la possibilité de les archiver dans un coffre-fort numérique. Ceux-ci ont également l’obligation de stocker électroniquement ou en version papier une copie des fiches de paie de leurs collaborateurs durant au moins 5 ans. Les informations données sur Service-public.fr le confirment.
Qui plus est, les bulletins de salaire dématérialisés doivent être mis à la disposition des salariés durant 50 ans ou jusqu’à leur 75ème anniversaire. Enfin, il faut que l’accès à ces documents sur leur espace personnel soit simple pour les employés.
Pour résumer, le recours aux fiches de paie dématérialisées est profitable aux employeurs comme aux salariés. Il faut toutefois à noter que ces derniers peuvent refuser la remise de leurs feuilles de salaire sous format électronique. Dans ce cas, l’employeur est tenu d’opter pour l’envoi des bulletins en version papier. Informez-vous davantage grâce à cet article qui vous permettra de tout savoir sur la fiche de paie.
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Sources : https://www.axess.fr/blog/dematerialisation/dematerialisation-fiches-paie
https://www.elegia.fr/formations/paie-administration-rh
https://blog.calexa-group.com/risques-erreurs-fiche-paie
https://www.coindusalarie.fr/compte-personnel-activite
https://www.capital.fr/votre-carriere/bulletin-paie-dematerialise-1381938
https://peoplespheres.fr/faq/la-dematerialisation-des-fiches-de-paie/