Les réponses à une demande de renseignements (DDR) et à une demande de proposition (DP) comprennent habituellement les principaux objectifs suivants : obtenir de nouveaux contrats, démontrer la capacité de résoudre un problème particulier et informer le client des ressources nécessaires. Ces ressources pourraient inclure les coûts financiers, l’accès au personnel, l’information et l’allocation de temps. Les entreprises peuvent également utiliser d’autres termes pour solliciter les commentaires des fournisseurs de services, comme l’appel d’offres ou l’invitation à soumissionner (IAS). L’élaboration d’un contrat de service gagnant comprendra ces éléments pour se démarquer de la concurrence.

Utiliser une communication appropriée

Le style de rédaction doit démontrer une compréhension de la culture de l’entreprise et utiliser une communication appropriée pour le public. Certaines réponses à une demande de renseignements ou à une demande de proposition font suite à une conversation antérieure avec un gestionnaire d’entreprise, ce qui devrait servir d’avantage. Si tel est le cas, une communication écrite appropriée devrait refléter certains points clés mentionnés par le gestionnaire. Même si la communication n’a pas été établie, des indices sur le style d’écriture d’une organisation peuvent être trouvés sur les sites Web ou dans les documents de l’entreprise : l’entreprise utilise-t-elle un style écrit formel ou informel ? Si la communication d’une entreprise est officielle, la demande de proposition doit refléter un ton semblable. Les gestionnaires sont moins à l’aise de lire des rapports rédigés sur un ton informel, même s’il existe une relation établie. La rédaction informelle dans l’élaboration d’un contrat de service peut sembler négligente ou paresseuse et est souvent perçue comme non professionnelle.

Conception de rapports et d’emballages

La réponse à une demande de renseignements ou à une demande de propositions exige un format systématique. En général, la réponse comprend une copie de la demande de propositions originale. Le rapport peut être limité à un format prédéterminé assigné par l’entreprise requérante, mais le logo et les coordonnées de votre entreprise doivent toujours être présentés de façon uniforme sur toutes les pages. Veuillez noter que si vous envoyez par voie électronique, certains programmes peuvent ne pas permettre le téléchargement de graphiques. Un autre format « texte seulement » doit être préparé au cas où le client signalerait des problèmes de visualisation de la proposition.

Composantes de la proposition

Chaque réponse à une proposition doit commencer par une introduction au problème. L’introduction peut comprendre une brève description de la situation du client, des activités spécifiques, des responsabilités et des contraintes, et un résumé du reste de la proposition. Le corps est l’élément suivant et fait référence aux méthodes ou approches qui seront utilisées pour résoudre le problème. Les propositions gagnantes sont sûres de détailler les budgets, les dates et les qualifications. Ces cotes peuvent comprendre un portefeuille, des références de clients antérieurs et des antécédents scolaires. La troisième et dernière composante d’une DP ou d’une DDR gagnante est le résumé. Les candidats forts réaffirment brièvement leurs postes et leurs qualifications et sont fermes lorsqu’il s’agit de faire des affaires.

Clarifier

Un contrat de service de DDR ou de DP gagnant doit être complet, exhaustif et concis. Chaque proposition doit être examinée deux ou trois fois pour en vérifier la grammaire, l’orthographe et la présentation uniforme. Des appendices et des annexes peuvent être inclus avec les titres appropriés. Quelques annexes à inclure sont des lettres de référence de clients antérieurs, des résultats d’enquêtes et de recherches, des bibliographies, des graphiques et des illustrations visuelles. Seuls les renseignements à l’appui des exigences du client et de la proposition doivent être inclus.

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